Lundi, 8H30. Coup de pression. Vous êtes en charge de LA grosse réunion de demain midi, avec le Boss. C’est clairement l’occasion de montrer ce que vous valez. Problème, vous ne savez pas exactement comment faire.
Pas le temps de traîner ! Suivez nos conseils pour gagner en efficacité en réunion et devenez le « Master Chief » de la réunion.
Préparez votre plan d'attaque.
Si vous avez 6 heures pour abattre un arbre, passez les 4 premières heures à affûter votre hache, voilà le conseil qu’Abraham Lincoln vous donnerait. En effet, la préparation est la plus grande des armes, donc ne la négligez pas !
Nos conseils :
1/ Rangez votre smartphone et armez-vous d'un petit café (ou d'un chocolat chaud pour les adeptes).
2/ Établissez votre stratégie :
- Qui va participer à la réunion ?
- Quand et où va-t-elle avoir lieu
- Combien de temps va-t-elle durer ?
- Quel est l'ordre du jour et surtout l'objectif ? Timez les points à aborder. Il faut éviter que Bernard prenne la parole 25mn pour vous parler de sa nouvelle cravate.
- De quels outils allez-vous avoir besoin ?
Nous vous en parlions
ici, il est important de s’équiper des bons outils pour bien travailler. Nous pensons notamment aux solutions de visio ou encore de partage sans fil par exemple. Il existe un panel de technologies permettant de rendre vos réunions bien plus attractives et interactives.
3/ Réservez votre salle. Petite astuce, si vous perdez régulièrement du temps à trouver une salle libre : il existe des systèmes de réservation de salle ! Ils pourraient vous permettre de gagner de précieuses minutes quotidiennement.
Mardi, 10H45 : c’est l’heure du combat !
1/ Rappelez l'ordre du jour et chargez-vous de faire respecter le timing ! C'est vous le chef aujourd'hui.
2/ Essayez de
faire participer tout le monde pour maintenir l’attention au maximum. Vous seriez surpris d’apprendre, qu’en moyenne, trois quarts des personnes reconnaissent faire autre chose au cours d’une réunion (source :
étude IPSOS).
3/ Stimulez la créativité de chacun en laissant tomber la simple présentation PowerPoint. Pensez à utiliser vos atouts digitaux comme les écrans interactifs ou encore le mur de créativité. C’est clairement le bon moment de penser aux solutions de collaboration. Elles feront gagner du temps à tout le monde et en plus elles sont SUPER cool à utiliser.
4/ Ah oui, pour le dernier point, oubliez la hiérarchie.
Ne jugez pas. Toutes les idées sont bonnes à prendre et même Bernard pourrait vous aider.
Mardi, 11H30 : L’après bataille.
Vous pouvez être fier de vous, le timing a été respecté et la réunion a été productive: WELL DONE. Maintenant, il vous reste une derrière chose à faire :
rédiger le compte-rendu.
Attendez ! Qu’est-ce que vous êtes en train de faire ? Vous recopiez vos notes ?
Il est peut-être temps de passer aux
notes numérique, non ? Ainsi, un document tel que le compte-rendu de réunion est réalisé….pendant la réunion. Et le must ? Il suffit d’un clic pour l’envoyer aux personnes concernées.
Vous avez maintenant toutes les armes pour prouver votre valeur. Utilisez les à bon escient.
Et si vous avez besoin de plus de conseils, envoyez nous un
message.
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Wipple
