Gestion des visiteurs, le logiciel parfait

Pourquoi s'équiper ?

Une solution d’Accueil digital et de Gestion des Visiteurs permet d’améliorer considérablement la qualité d’accueil des visiteurs en Entreprise.

Plus efficace

Avec un logiciel d'accueil, vous diminuez le temps d’attente de vos visiteurs et en faites gagner à vos hôtes⸱ses d’accueil sur la partie administrative.

Inoubliable

Envoyez des emails automatiquement pour aider vos visiteurs à préparer leur venue en amont et pour qu’ils se souviennent de vous après leur départ.

Sécurisé

Gérez les accès, proposez des badges temporaires, visualisez en temps réel les visiteurs dans le bâtiment,… Une solution de gestion des visiteurs protège votre lieu de travail contre les menaces potentielles.

Salle de réunion avec table verte, chaises, écran affichant un planning, et une grande photo murale d'un jardin avec balustrade et statues.

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Gestion des visiteurs, en savoir plus :

1. Définition

Un logiciel de gestion des visiteurs vous permet de gérer tous les visiteurs dans votre entreprise : Qui entre ? Qui part ?

Ainsi, votre hôtes⸱se d’accueil enregistre plus rapidement vos visiteurs dans le respect des règles de sécurité établies. Et si vous le souhaitez, une borne digitale d’accueil peut être mise en place. De plus, certains logiciels peuvent également inclure des outils de suivi des visiteurs en temps réel, de notification en cas d’urgence ou de génération de rapports sur les visites.

Enfin, d’autres solutions permettent même d’envoyer des mails aux visiteurs pour augmenter le taux de fidélisation.

2. Cas pratique d'utilisation

Découvrez comment s’utilise un logiciel d’accueil des visiteurs en entreprise à travers le parcours d’Isabelle, invitée dans l’entreprise de Henri.

Quatre jours avant la rencontre, Isabelle reçoit un courriel contenant les détails du rendez-vous dans les locaux. « Quelle bonne surprise », tout y est indiqué : le plan d’accès, la date et l’heure, les coordonnées de son hôte Henri, ainsi qu’un bouton pour confirmer ses informations. Le meilleur dans tout ça ? Envoyer ce courriel n’a pris qu’une minute à Henri.

Ce courriel a été généré par la solution de Gestion de Visiteurs.

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Invitation numérique montrant une enveloppe ouverte avec une carte de localisation et le texte 'Rencontrez Henri chez Wipple'.

Le jour J, Isabelle se présente à l’accueil avec quelques minutes de retard et montre sa pièce d’identité. Heureusement, elle profite d’une expérience d’accueil efficace grâce au digital. En effet, l’hôtesse retrouve dans son logiciel de gestion des visiteurs toutes les informations utiles pour l’accueillir. De plus, ayant pré-rempli le questionnaire de sécurité en ligne, il n’est pas nécessaire de le faire sur place. En quelques secondes, les accès d’Isabelle sont créé et son badge est imprimé.

En cas de forte affluence, il aurait été possible d’utiliser la borne d’accueil.

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Deux hommes discutent au comptoir d'accueil avec une tablette affichant un message en anglais demandant de s'enregistrer.

(alternative à l’accueil avec un.e hôte.sse)
‍Mince, Isabelle est en retard et 10 personnes font déjà la queue. Heureusement, la borne digitale d’accueil est disponible pour réaliser un enregistrement en autonomie. Isabelle entre nom sur la tablette et la demande de visite apparaît immédiatement.

Dans le cas où la reconnaissance faciale est activée, sa photo de carte d’identité est immédiatement comparée à la photo prise par la tablette. Une fois la comparaison jugée très bonne : le badge d'Isabelle s'imrpime automatiquement grâce au logiciel de Visitor Management.

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Écran d'accueil d'une interface d'accueil digital avec un champ de saisie pour le nom, affichant 'Bonjour, quel est votre nom ?', avec le nom 'Isabelle' saisi et un message indiquant 'Vous n'êtes pas attendu ? Merci de vous rapprocher de l'accueil.'

Lorsque l’hôtesse d’accueil a validé l’arrivée d’Isabelle, Henri, son hôte, a reçu une notification sur son téléphone via l’application de gestion des visiteurs. Il indique à l’accueil en un clic qu’il sera disponible dans 5 minutes. Isabelle peut donc patienter en prenant un café dans l’espace d’attente. Par ailleurs, son regard est attiré par la borne d'orientation et les écrans d'affichage dynamique. Elle y lit les dernières actualités de la société. 5 minutes plus tard, Henri arrive.

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Interface numérique montrant Isabelle Damiens comme visiteuse et Henri Duchet comme hôte avec une notification de check-in à 10h30 par l'entrée sud, à côté d'une montre connectée affichant un message de check-in d'un visiteur.

Une solution d’accueil digital est utile pour le Responsable Sécurité !

En effet, vos règles de sécurité sont personnalisées et donc chaque visiteur prend connaissance des clauses de confidentialité, consignes de sécurité et les signe numériquement. Afin de gagner du temps, ces documents peuvent également être envoyés avec l’invitation email. Votre accueil digital s’interface avec votre système de contrôle d’accès.
Munis de leur badge ou de leur QR code numérique, les visiteurs ne pourront accéder en autonomie aux zones autorisées et pendant une durée limitée.

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Cas client : Adeo Services

Le groupe Adeo a fait appel à nos services pour améliorer la qualité et l’efficacité de l’accueil de ses visiteurs. Nous avons accompagné ce client dans son choix, dans l’implémentation de l’outil ainsi que dans la communication interne. Des bornes d’accueil digitale avec création de badge sur mesure ont été mises en place par nos soins. Des vidéos didactiques ont été réalisés pour accompagner tous les utilisateurs.

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