Gestión de visitas

Découvrez comment s’utilise un logiciel d’accueil des visiteurs en entreprise à travers le parcours d’Isabelle, invitée dans l’entreprise de Henri.

Le jour J, Isabelle se présente à l’accueil avec quelques minutes de retard et montre sa pièce d’identité. Heureusement, elle profite d’une expérience d’accueil efficace grâce au digital. En effet, l’hôtesse retrouve dans son logiciel de gestion des visiteurs toutes les informations utiles pour l’accueillir. De plus, ayant pré-rempli le questionnaire de sécurité en ligne, il n’est pas nécessaire de le faire sur place. En quelques secondes, les accès d’Isabelle sont créé et son badge est imprimé.

En cas de forte affluence, il aurait été possible d’utiliser la borne d’accueil.

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(alternative à l’accueil avec un.e hôte.sse)
‍Mince, Isabelle est en retard et 10 personnes font déjà la queue. Heureusement, la borne digitale d’accueil est disponible pour réaliser un enregistrement en autonomie. Isabelle entre nom sur la tablette et la demande de visite apparaît immédiatement.

Dans le cas où la reconnaissance faciale est activée, sa photo de carte d’identité est immédiatement comparée à la photo prise par la tablette. Une fois la comparaison jugée très bonne : le badge d'Isabelle s'imrpime automatiquement grâce au logiciel de Visitor Management.

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Lorsque l’hôtesse d’accueil a validé l’arrivée d’Isabelle, Henri, son hôte, a reçu une notification sur son téléphone via l’application de gestion des visiteurs. Il indique à l’accueil en un clic qu’il sera disponible dans 5 minutes. Isabelle peut donc patienter en prenant un café dans l’espace d’attente. Par ailleurs, son regard est attiré par la borne d'orientation et les écrans d'affichage dynamique. Elle y lit les dernières actualités de la société. 5 minutes plus tard, Henri arrive.

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Une solution d’accueil digital est utile pour le Responsable Sécurité !

En effet, vos règles de sécurité sont personnalisées et donc chaque visiteur prend connaissance des clauses de confidentialité, consignes de sécurité et les signe numériquement. Afin de gagner du temps, ces documents peuvent également être envoyés avec l’invitation email. Votre accueil digital s’interface avec votre système de contrôle d’accès.
Munis de leur badge ou de leur QR code numérique, les visiteurs ne pourront accéder en autonomie aux zones autorisées et pendant une durée limitée.