Sistemas de reserva de salas de reuniones

Beneficios de un sofware de recepción

Una solución digital de bienvenida y gestión de visitas puede mejorar considerablemente la calidad de la bienvenida que se da a los visitantes de su empresa.

Más eficaz

Con el software de recepción, puede reducir el tiempo de espera de sus visitantes y optimizar la gestión administrativa.

Visita inolvidable

Envíe correos electrónicos automáticos que faciliten la preparación de la visita para sus visitantes y asegúrese de que recuerden su experiencia incluso después de haberse ido.

Seguridad

Gestione el acceso, ofrezca tarjetas de identificación temporales, vea a los visitantes en el edificio en tiempo real, etc. Una solución de gestión de visitas protege su lugar de trabajo frente a posibles amenazas.

Salle de réunion avec table verte, chaises, écran affichant un planning, et une grande photo murale d'un jardin avec balustrade et statues.

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Más información sobre la gestión de visitas

1. ¿De qué se trata?

El software de gestión de visitas le permite gestionar todos los visitantes de su empresa: ¿Quién entra? ¿Quién se va?

De este modo, sus anfitriones⸱se d’accueil⸱ pueden registrar a sus visitantes con mayor rapidez, cumpliendo al mismo tiempo las normas de seguridad establecidas. Y si lo desea, puede instalar un mostrador de recepción digital. Además, algunos paquetes de software también pueden incluir herramientas para seguir a los visitantes en tiempo real, avisarles en caso de emergencia o generar informes sobre las visitas.

Por último, otras soluciones permiten incluso enviar correos electrónicos a los visitantes para aumentar la tasa de fidelización.

2. Casos prácticos

Descubra cómo utilizar un software de recepción de visitas en una empresa siguiendo la historia de Isabelle, una invitada de la empresa de Henri.

D-4, Isabelle recibe un correo electrónico en el que se le notifica una cita in situ.
La página web « Bonne surprise » tiene todo lo que necesitas: mapa, fecha y hora, datos de contacto del anfitrión Henri y un botón para confirmar tus datos.
¿Y lo mejor? Henri sólo tardó un minuto en enviar este correo electrónico.

Este correo electrónico ha sido generado por la solución de gestión de visitas.

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Invitation numérique montrant une enveloppe ouverte avec une carte de localisation et le texte 'Rencontrez Henri chez Wipple'.

El gran día, Isabelle llegó a la recepción con unos minutos de retraso y mostró su DNI.

Afortunadamente, se está beneficiando de una experiencia de recepción eficaz gracias a la tecnología digital. La anfitriona encontrará toda la información que necesita para dar la bienvenida a los visitantes en su software de gestión de visitas. Además, al haber cumplimentado previamente el cuestionario de seguridad en línea, no es necesario hacerlo in situ. En sólo unos segundos, se crean los datos de acceso de Isabelle y se imprime su credencial.

En caso de tráfico denso, habría sido posible utilizar el mostrador de recepción.

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Deux hommes discutent au comptoir d'accueil avec une tablette affichant un message en anglais demandant de s'enregistrer.

(alternativa al alojamiento con azafata)

Maldición, Isabelle llega tarde y ya hay 10 personas haciendo cola.

Afortunadamente, el terminal de recepción digital está disponible para la grabación en autoservicio. Isabelle introduce el nombre en la tableta y el la solicitud de visita aparece inmediatamente.

Si se activa el reconocimiento facial, la foto del carné de identidad de la persona se compara inmediatamente con la foto tomada por la tableta. Una vez que la comparación se considera muy buena : la El distintivo de Isabelle se imprime automáticamente mediante el software de gestión de visitantes.

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Écran d'accueil d'une interface d'accueil digital avec un champ de saisie pour le nom, affichant 'Bonjour, quel est votre nom ?', avec le nom 'Isabelle' saisi et un message indiquant 'Vous n'êtes pas attendu ? Merci de vous rapprocher de l'accueil.'

Cuando la recepcionista confirmó la llegada de Isabelle, Henri, su anfitrión, recibió una notificación en su teléfono a través de la aplicación de gestión de visitas. Un clic indica al recepcionista que estará disponible en 5 minutos. Así que Isabelle puede esperar con un café en la sala de espera. Su mirada también se dirige al terminal de orientación y a las pantallas de visualización dinámica. Allí lee las últimas noticias de la empresa. 5 minutos después, llega Henri.

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Interface numérique montrant Isabelle Damiens comme visiteuse et Henri Duchet comme hôte avec une notification de check-in à 10h30 par l'entrée sud, à côté d'une montre connectée affichant un message de check-in d'un visiteur.

Una solución de recepción digital es útil para los responsables de seguridad.

Sus normas de seguridad son personalizadas, por lo que cada visitante lee las cláusulas de confidencialidad y las instrucciones de seguridad y las firma digitalmente. Para ahorrar tiempo, estos documentos también pueden enviarse con la invitación por correo electrónico. Su recepción digital interactúa con su sistema de control de acceso.
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Con su credencial o código QR digital, los visitantes sólo podrán acceder a las zonas autorizadas de forma independiente y durante un tiempo limitado.

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Cas client : Adeo Services

El Grupo Adeo confió en nuestros servicios para mejorar la calidad y eficacia de la recepción de sus visitantes. Apoyamos a este cliente en su elección, en la implantación de la herramienta y en la comunicación interna. Instalamos mostradores de recepción digitales con distintivos personalizados. Se han elaborado vídeos instructivos para ayudar a todos los usuarios.

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