Sistemas de reserva de salas de reuniones

Beneficios de un sofware de recepción

Una solución digital de bienvenida y gestión de visitas puede mejorar considerablemente la calidad de la bienvenida que se da a los visitantes de su empresa.

Más eficaz

Con el software de recepción, puede reducir el tiempo de espera de sus visitantes y optimizar la gestión administrativa.

Visita inolvidable

Envíe correos electrónicos automáticos que faciliten la preparación de la visita para sus visitantes y asegúrese de que recuerden su experiencia incluso después de haberse ido.

Seguridad

Gestione el acceso, ofrezca tarjetas de identificación temporales, vea a los visitantes en el edificio en tiempo real, etc. Una solución de gestión de visitas protege su lugar de trabajo frente a posibles amenazas.

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2. Caso práctico de uso

1. Definición

Un software de gestión de visitantes le permite gestionar a todos los visitantes de su empresa: ¿Quién entra? ¿Quién sale?

Así, su anfitrión/a de recepción registra a sus visitantes más rápidamente, respetando las normas de seguridad establecidas. Y si lo desea, se puede instalar un tótem digital de recepción. Además, algunos programas también pueden incluir herramientas de seguimiento de visitantes en tiempo real, notificación en caso de emergencia o generación de informes sobre las visitas.

4. Mayor seguridad

Descubra cómo se utiliza un software de gestión de visitantes en una empresa a través del recorrido de Isabelle, invitada a la empresa de Henri.

Cuatro días antes de la reunión, Isabelle recibe un correo electrónico con los detalles de la cita en las instalaciones. «Qué grata sorpresa», todo está indicado: el plano de acceso, la fecha y la hora, los datos de contacto de su anfitrión Henri, así como un botón para confirmar su información. ¿Lo mejor de todo? Enviar este correo electrónico solo le llevó un minuto a Henri. [SEG 6] 1. Una invitación por correo electrónico

Este correo electrónico fue generado por la solución de Gestión de Visitantes.

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2. Recepción con anfitrión/a

El día de la visita, Isabelle se presenta en recepción con unos minutos de retraso y muestra su documento de identidad. Afortunadamente, disfruta de una experiencia de bienvenida eficiente gracias a la tecnología digital. De hecho, la recepcionista encuentra en su software de gestión de visitantes toda la información útil para darle la bienvenida. Además, al haber rellenado previamente el cuestionario de seguridad en línea, no es necesario hacerlo in situ. En pocos segundos, se crean los accesos de Isabelle y se imprime su credencial.

En caso de gran afluencia, habría sido posible utilizar el tótem de bienvenida.

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2bis. La bienvenida con tótem

(alternativa a la bienvenida con recepcionista)
‍Vaya, Isabelle llega tarde y 10 personas ya están haciendo cola. Afortunadamente, el tótem digital de bienvenida está disponible para realizar un registro autónomo. Isabelle introduce su nombre en la tableta y la solicitud de visita aparece inmediatamente.

En caso de que la función de reconocimiento facial esté activada, su foto del documento de identidad se compara inmediatamente con la foto tomada por la tableta. Una vez que la comparación se considera muy buena: la credencial de Isabelle se imprime automáticamente gracias al software de Visitor Management.

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3. El encuentro

Cuando la recepcionista validó la llegada de Isabelle, Henri, su anfitrión, recibió una notificación en su teléfono a través de la aplicación de gestión de visitantes. Él indica en recepción con un clic que estará disponible en 5 minutos. Isabelle puede esperar tomando un café en la zona de espera. Además, su atención es atraída por el tótem de orientación y las pantallas de señalización digital. Allí lee las últimas noticias de la empresa. 5 minutos después, llega Henri.

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2. La bienvenida con recepcionista

¡Una solución de bienvenida digital es útil para el Responsable de Seguridad!

De hecho, sus normas de seguridad son personalizadas y, por lo tanto, cada visitante toma conocimiento de las cláusulas de confidencialidad, las instrucciones de seguridad y las firma digitalmente. Para ahorrar tiempo, estos documentos también pueden enviarse con la invitación por correo electrónico. Su sistema de bienvenida digital se integra con su sistema de control de acceso.
Con su credencial o código QR digital, los visitantes podrán acceder de forma autónoma a las zonas autorizadas y por un tiempo limitado.

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1. Définition

Un logiciel de gestion des visiteurs vous permet de gérer tous les visiteurs dans votre entreprise : Qui entre ? Qui part ?

Ainsi, votre hôtes⸱se d’accueil enregistre plus rapidement vos visiteurs dans le respect des règles de sécurité établies. Et si vous le souhaitez, une borne digitale d’accueil peut être mise en place. De plus, certains logiciels peuvent également inclure des outils de suivi des visiteurs en temps réel, de notification en cas d’urgence ou de génération de rapports sur les visites.

Enfin, d’autres solutions permettent même d’envoyer des mails aux visiteurs pour augmenter le taux de fidélisation.