Sistemas de reserva de salas de reuniones

Beneficios del sistema de reserva de salas

¿Están algunas de sus salas de reuniones u oficinas «vacías» el 75% del día? Sin embargo, sus empleados se quejan de no encontrar un lugar para reunirse. Una solución de reserva de salas permite a los empleados encontrar rápida y fácilmente un lugar para reunirse.

Mayor productividad

Un sistema eficiente de gestión de salas permite a sus empleados encontrar rápidamente el espacio adecuado para cada tipo de reunión. Esto mejora la colaboración, reduce el tiempo perdido buscando salas y aumenta la eficiencia en el lugar de trabajo.

Medición de uso

Con un sistema de reserva de salas, puede obtener estadísticas detalladas sobre la ocupación y uso de cada sala Esta información te permitirá tomar decisiones informadas para mejorar la distribución de los espacios y optimizar los recursos disponibles.

Automatización

¿Se realiza una reserva y no se presenta nadie a la reunión? El sistema automatizado libera la sala después de un tiempo determinado, eliminando las reuniones fantasma. Esto garantiza que las salas estén siempre disponibles para quienes realmente las necesiten.

Main tenant une carte d'identification près d'un écran tactile ROOMPAD pour la réservation instantanée d'une salle.

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Más información sobre la reserva de salas

1. ¿Qué es?

Un sistema de reserva de salas de reuniones consiste en una solución de software especializado y equipos como una pantalla de reserva interactiva en la entrada de la sala en cuestión.

Permite a los usuarios reservar espacios de trabajo o salas de reuniones en horas específicas. Los usuarios pueden comprobar la disponibilidad de espacios en cualquier momento y hacer una reserva en cuestión de segundos. El sistema también puede proporcionar información adicional, como la capacidad de las salas, las instalaciones disponibles, servicios de conserjería, etc.

Además, este sistema está totalmente sincronizado con el calendario de su empresa (Outlook, Google Calendar, etc.), asegurando una gestión de reservas eficiente y sin conflicto.

2. ¿Qué significa esto para sus empleados?

A través de su sistema de reserva de salas, ya sea desde un ordenador o un teléfono móvil,su personal puede ver en directo la disponibilidad de todos los espacios de trabajo de su edificio. Esto les ahorrará tiempo y aumentará el índice de ocupación de sus salas de reuniones.

También es posible informar de una incidencia en una sala o liberarla automáticamente si no se ha presentado nadie.

El objetivo de este tipo de herramienta es realmente decir «basta» a las pérdidas de tiempo innecesarias. ¡Y así mejorar la experiencia de usuario y el confort de los ocupantes!

3. Una ventaja para el equipo informático

Un sistema de reserva de salas o espacios es una verdadera ventaja para los servicios generales o el departamento de IT, ya que proporciona estadísticas detalladas sobre el uso de los espacios de trabajo para optimizar su gestión.

¿No tiene suficientes salas de reuniones? ¿O sus usuarios carecen realmente de salas para 6 personas?

Con estadísticas que te respalden, es fácil tomar las decisiones correctas.

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Estudio de caso: Avril

El Grupo Avril recurrió a nuestros servicios para mejorar el índice de ocupación de sus salas de reuniones. Como parte de la solución, hemos implementado RoomPads conectados a Office 365, que permite a los usuarios gestionar sus reservas de manera sencilla y rápida desde Outlook o una plataforma personalizada. Además, hemos desarrollado planos de planta interactivos que facilitan la visualización en tiempo real de la disponibilidad de espacios en un mapa digital. Esta solución innovadora ha sido desplegada en tres sedes del Grupo Avril desde 2018, mejorando la eficiencia en la gestión de salas y optimizando el uso de sus instalaciones.

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