Systèmes de réservation de salle de réunion

Pourquoi s'équiper ?

Certaines de vos salles de réunion ou bureaux sont “vides” 75% de la journée ? Pourtant, vos employés se plaignent de pas trouver d’espace où se réunir ! Une solution de réservation de salle permet aux employés de trouver facilement et rapidement un espace où se réunir.

Productivité accrue

En facilitant la réservation et la gestion de vos espaces de travail, vos collaborateurs trouvent immédiatement un endroit où se réunir, libre et adapté à leur besoin.

Mesurez

La clé, quand on a une tension sur le nombre d'espace de réunion disponibles, c'est de pouvoir mesurer ! Une solution de Réservation de Salle vous offre un panel de statistiques utiles pour prendre les bonnes décisions.

Automatisez

Une réservation est prise et personne ne se présente en réunion ? Automatiquement, la salle est libérée au bout d'un laps de temps. Fini les réunions Fantômes. Vos réunions sont "vraiment" utilisées.

Main tenant une carte d'identification près d'un écran tactile ROOMPAD pour la réservation instantanée d'une salle.

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Plus sur le système de réservation de salle

1. Qu'est-ce que c'est ?

Un système de réservation de salle de réunion est composé d’une solution logicielle et d’un équipement tel qu’un boîtier de réservation à l’entrée de la salle/bulle/box de réunion ou bureau.

Il permet aux utilisateurs de réserver des salles de réunion ou des espaces de travail à des horaires spécifiques. Les utilisateurs peuvent consulter les disponibilités des salles à un instant T et faire une réservation en quelques secondes. Le système peut également fournir des informations complémentaires comme la capacité de la sale, les équipements disponibles, les services de conciergerie, etc.

En outre, ce système est entièrement synchronisé avec le calendrier de votre entreprise (Outlook, Google Agenda …).

2. Qu'est-ce que ça apporte à vos équipes ?

Via votre système de réservation de salle, ordinateur ou téléphone portable, vos collaborateurs visualisent en direct la disponibilité de tous les espaces de votre bâtiment. Ils y gagnent en temps et vous augmentez le taux d’occupation de vos salles !

Il est également possible de déclarer un incident dans une salle ou libérer celle-ci de son créneau de réservation si personne n’est venue.

L’objectif de ce type d’outil est donc vraiment de dire “stop” aux pertes de temps inutiles ! Et ainsi, d’améliorer le confort de vos occupants !

3. Un bohneur pour la team IT

Un dispositif de réservation de salle ou d’espace représente un réel atout pour les services généraux ou le département IT puisqu’il permet en effet de disposer des statistiques sur l’utilisation des espaces afin d’optimiser votre gestion de ceux-ci.

Est-ce que vous n’avez pas assez de salle de réunion ? Ou est-ce que vos utilisateurs manquent en réalité de salles 6 personnes ?

Chiffre à l’appui, vous prenez donc facilement les bonnes décisions.

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Cas client : Avril

Le groupe Avril a fait appel à nos services pour améliorer le taux d’occupation de ses salles de réunion. Nous avons mis en place des boîtiers de réservation de salle (RoomPad) connectés à Office 365. Les utilisateurs peuvent réserver un espace depuis Outlook ou depuis une plateforme dédiée. Nous avons aussi créé des plans sur mesure pour visualiser facilement la disponibilité des espaces en temps réel sur une carte. La solution a été déployée sur 3 sites du Groupe depuis 2018.

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