5 idées reçues sur les espaces de travail (et qui ne sont toujours pas vraies)

On aime bien les sagas d’articles en ce moment alors voici un deuxième opus des idées reçues sur les espaces de travail. Parce qu’on s’en voudrait un peu si on vous laissait dans le doute sur la façon d’aménager vos espaces de travail.

Alors c’est parti pour une petite liste (encore) des choses que vous pensez peut-être bien faire et… qui ne sont pas forcément vraies.

1.
Il suffit d’installer 2-3 écrans pour avoir fait sa transformation digitale

Vous pensez vraiment que c'est si simple ?

La transformation digitale des entreprises… Vaste sujet ! Les adeptes de LinkedIn sont forcément déjà tombés sur un article abordant ce sujet. La grande majorité des entreprises rêvent de pouvoir dire « Oh oui non on est très digital chez nous. On a des écrans tactiles et même un logiciel de post-it digitaux ». Ouaa alors là on est super contents ! Ca nous fait plaisir que vous adoptiez nos écrans tactiles Smartboard ou les logiciels Hoylu ! Mais…

Et oui, il y a un mais ! Parce que c’est super d’équiper vos espaces de travail avec les dernières technologies, mais ce n’est rien sans une bonne formation ou un accompagnement au changement. Eh oui, parce qu’un écran, c’est super ! Mais un écran avec des personnes qui savent l’utiliser et surtout pourquoi l’utiliser, c’est encore mieux ! Du coup, chez Wipple, on propose systématiquement à tous nos clients de venir former les utilisateurs aux outils que nous installons et on crée plein de tutoriels simples pour l'”après”.

2.
Si le nombre de mes collaborateurs augmente, je dois augmenter le nombre de bureaux

Si vous finissez entassés comme ça dans vos bureaux, il est temps de faire quelque-chose !

Si on part du postulat, plutôt logique, que plus il y a de monde, plus il faut de place, effectivement, si vous embauchez, il vous faudra agrandir vos bureaux. La bonne question est : dans quelle mesure ? Si j’embauche 5 personnes, il me faut 5 nouveaux postes de travail ? Et bien, non pas forcément !

Je m’explique : chez Wipple, on considère que demain, votre bâtiment d’entreprise sera un immense espace de collaboration. Enfin quand on écrit “on considère que” prenez le comme un “on est sûrs que”. On se rendra en entreprise pour travailler ensemble, pour créer de l’intelligence collective. Cela étant dit, si la part de vos espaces de collab’ augmente, la part de vos espaces de travail individuels va diminuer.

Et petite aparté : le mouvement est déjà en cours d’ailleurs. Pour les tâches individuelles, on va de plus en plus au plus proche, au plus pratique… et on opte, si c’est possible, pour les espaces de coworking ou le télétravail. Bon, en France, on a encore un peu de mal avec le télétravail. L’injonction au présentéisme nous empêche de tirer profit du télétravail. Pourtant, selon le Commissariat Général à l’égalité des territoires, le télétravail augmente notre productivité de 5 à 30% et permet jusqu’à 30% d’économies sur la surface de vos bureaux. Bref, tout le monde peut y gagner.

Et les enjeux, pour ces espaces de travail individuels seront :

  • pour les collaborateurs de trouver rapidement une place ;
  • pour l’immobilier de mesurer s’il y a assez de places disponibles (ou trop).

Pour y répondre, il faudra s’intéresser au taux d’occupation de vos espace. Des données qu’on peut récupérer via des capteurs (entre autres).
En plus, quand on considère, d’après une étude réalisée par l’ARSEG en 2018, que le taux d’occupation moyen d’un bureau est de 45%… On se dit qu’on est plutôt sur la bonne voie 🙂

3.
Une réunion se fait… dans une salle de réunion

Si seulement on pouvait être aussi heureux en réunion ;)

Alors encore une fois, ça parait logique ! Et ça parait peut-être absurde qu’une entreprise comme la nôtre vous dise ça. Et oui, une réunion peut se faire à de nombreux endroits différents. Beaucoup de réunions se font à 2 ou 3 personnes pour valider  un point particulier ou pour se synchroniser sur l’avancée d’un projet.

Bon déjà, si le point à valider ne nécessite pas de grands échanges ou si c’est juste pour lire un bon gros powerpoint indigeste aux collègues, on opte pour un mail, un chat, un appel. C’est efficace et rapide. Et Roger vous remerciera.

Si on a besoin de se rencontrer pour faire avancer une idée, à 2 ou 3, de plus en plus d’entreprises proposent des “boxs” ou des huddle rooms. De petits espaces pour de petits échanges. Pour aller plus loin, on se dit qu’on peut profiter aussi des espaces jugés informels, les espaces de passage, hors toilettes évidemment. Vous pouvez tout-à-fait vous retrouver dans un espace tel que la cafétéria (ok c’est ringard comme nom, mais on n’a pas trouvé mieux).

4.
Les canapés de la salle de créativité, c’est pour être plus créatif

Utilisez ces beaux canapés moelleux pour travailler !

Hum… Un canapé, c’est fait pour s’asseoir. Eh oui ! La plupart des entreprises aiment installer de gros canapés bien colorés s’il vous plaît dans des espaces de créativité, idéation ou brainstorming. Sauf que, si vous voulez avoir un espace propice à la créativité, on vous conseille d’opter pour du mobilier simple, fonctionnel et modulable ; une assise qui incite au mouvement ou plutôt n’incite pas à la sieste. Des petits poufs, ou même des cubes (les pixels de BENE pour ne pas les citer) sont appréciés dans ce genre d’espace.

Même principe dans les salles de réunion, et pour ne pas les viser, les salles de CODIR : on optait auparavant pour de bons gros fauteuils bien confortables. Alors oui, c’est top pour écouter 3 heures les collègues ou entamer une sieste mais pas pour avoir les meilleures idées du monde. 

En fait dans l’idéal, il faudrait opter pour une assise, confortable mais pas trop. Un truc sur lequel on a envie de s’asseoir parce que c’est joli, mais pas trop longtemps. Histoire d’être prêt à dégainer quand une bonne idée se pointe. Vous vous projetez là c’est bon ? Et dans votre projection, y’a quoi ? Un gros canap’ ? Bah non. 

Quand on y pense, c’est quand même bizarre que dans notre monde ultra-digitalisé, on reste scotchés à notre chaise. Le maaaaaal du siècle. Aujourd’hui, il est encore commun de faire des présentation, de speecher depuis une chaise. Levez-vous, parlez et observez. Votre auditoire sera plus réceptif. Bougez ! En plus c’est bon pour la santé 🙂

5.
La décoration des espaces de travail doit rester neutre

Alors là, vous avez peut-être trop regardé « Maison à vendre » ! Peut-être que pour vendre votre maison, il faut mettre des couleurs neutres. Mais pour inspirer vos collaborateurs et favoriser leur imagination, il faut créer de la “chaleur” dans vos locaux. Fini les murs blancs BLANCS et le mobilier en inox.

Trop blanc, trop froid, mettez y un peu de couleurs !

Pensez à installer des tableaux, à mettre des touches de couleurs, des plantes et surtout à bien choisir vos matériaux, vos couleurs ! 
On vous fait d’ailleurs un petit rappel des émotions liées aux couleurs.

  • Le bleu est la couleur préférée des français. Vous ne ferez donc pas de faux pas avec cette couleur. C’est la couleur du calme et de la sérénité. Si vous installez des huddle rooms pour que vos collaborateurs puissent se retrouver au calme et se concentrer sur une tâche, le bleu est parfait pour décorer ces salles !
  • Le jaune est la couleur de la vitalité mais aussi de la créativité. Ah ça c’est pas mal la créativité en entreprise non ? Il existe plusieurs techniques pour favoriser la créativité mais les couleurs qui nous entourent jouent un rôle important également. Alors, n’hésitez pas à mettre un peu de jaune au mur ! Ça pourrait illuminer la journée de vos collaborateurs 😉

Mettez du jaune et rendez vos employés super heureux !

  • Alors là, allez-y fort sur le vert ! Pourquoi ? Déjà parce que c’est ma couleur préférée, ça me fera plaisir. Et surtout parce qu’à force de mettre de nouvelles technologies partout, nous avons de plus en plus besoin de remettre un peu de nature dans nos locaux. Pensez donc au vert lorsque vous referez la déco de vos bureaux ! Et mettez quelques jolies plantes à côté des fauteuils.
  • Vous cherchez une couleur pour peindre les espaces de rencontre au sein de l’entreprise ? Pensez à l’orange ! Symbole de l’optimisme, du bonheur, de la créativité et de la communication… Parfait pour favoriser les échanges entre les personnes.
  • Méfiance avec le rouge ! A trop fortes doses, elle peut donner un sentiment de danger et d’angoisse. Mais à petits doses, elle est parfaite pour dynamiser et pour encourager les personnes à l’action. N’hésitez pas à en mettre quelques touches dans vos salles de prise de décision !

Rouge signifie danger ! Mais pas toujours...

 

Et maintenant, à vous de jouer ! Vous avez quelques cartes en main pour aménager vos espaces de travail.

Et surtout, rappelez vous du plus important : il faut réfléchir au delà de la brique “Architecture” et intégrer le digital au plus tôt. Il faut éviter de faire une super belle salle de réunion avec une grosse table dans laquelle on vient fixer un écran tactile.  Ca me fait toujours penser à Jean-Mich’ qui a acheté une belle voiture trop grosse pour rentrer dans son garage.

Il faut se demander : “à quoi va me servir cet espace ?”, “de quels technologies j’ai besoin” et “comment faire pour que cet espace soit carrément beau, fonctionnel et tourné vers l’usage décidé en amont”. Et évidemment, si vous avez besoin de conseils, Wipple est 🙂 

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