flex office definition

“Flex Office”, “Smart office”, “Desk Management”, “Agile seating”… Et oui, c’est un petit extrait des termes employés par mon collègue hier quand je lui ai demandé “quels sont les sujets d’actu chez nos clients ? “. Force est de constater que je me suis vite sentie larguée. Alors si comme moi, vous voulez être au top, au moment du #backtowork, voici un petit dictionnaire des termes relatifs à la gestion de vos postes de travail en entreprise.

1. Flex Office

Commençons par le terme le plus connu, j’ai nommé, celui dont on ne doit plus prononcer le nom* (et ce n’est pas Voldemort) : Le Flex Office !
Il a mauvaise presse mais revient plus que jamais dans les discussions immobilières post-covid.

Définition du Flex Office

Le Flex Office, c’est le fait de ne pas avoir un poste de travail attitré en entreprise.
Sur le principe, les collaborateurs arrivent en entreprise et s’assoient là où bon leur semble.
Sur le principe, les entreprises y gagnent.
Enfin ça évidemment, c’est sur le principe. Parce que le jour où vous passez 15 minutes à chercher un poste libre, le concept perd vite de son sex appeal.

Les synonymes du Flex Office

Les termes : Desk sharing et Agile seating sont très proches de l’expression Flex Office.

Pourquoi  le Flex Office a mauvaise pub ?

Le poste de travail a évolué avec l’arrivée du Flex Office.

  • Nous sommes passé de “J’ai un Bureau individuel avec un poste de travail attitré” ;
  • à : “J’ai un Bureau que je partage avec mon équipe dans lequel j’ai un poste de travail” ;
  • Puis à : “Je travaille dans un open space et il y a au moins un poste de travail par personne”;
  • Pour arriver avec le flex office à ” je travaille dans un open space et il y a moins d’un poste de travail par personne”.

Imaginez donc le changement ! Ainsi, avec le Flex Office, je n’ai plus de poste de travail attitré et “pire” : je ne suis pas sûr de trouver un poste de travail libre…

Comment réussir un projet Flex Office ?

Mettre en place un projet Flex-Office ne signifie pas qu’il est normal de ne pas avoir de bureau en arrivant le matin.
Contactez Wipple, expert Digital Workplace, pour découvrir les meilleures solutions Flex-Office pour que “trouver un poste de travail” soit simple et sans tension ; Et cela, que vous utilisiez Google Workspace ou Microsoft Teams.

Flex office, agile seating

2. Desk Occupancy et Desk Booking

Quand une entreprise met en place le flex office, il est fondamental qu’elle déploie un outil afin que ses collaborateurs trouvent facilement un poste de travail chaque jour.
Deux outils existent :

  • Les outils de Desk Occupancy, littéralement Occupation de Poste de Travail ; 
  • Et, les outils de Desk Booking, littéralement Réservation de Poste de Travail.

Même si la finalité est la même (permettre de trouver facilement un poste de travail libre), il est important de choisir le bon outil pour réussir votre projet Flex-Office.

Quelle est la différence entre un outil de Desk Occupancy et outil de Desk Booking ?

Pour comprendre la différence entre un outil de Desk Occupancy et un outil de Desk Booking, projetons-nous.
Par exemple, je prévoie de venir au bureau dans 3 jours…

  • Si mon entreprise est équipée d’une solution de Desk Occupancy, je n’ai besoin de rien faire avant ma venue sur site. Le jour J, j’arrive, je visualise sur un écran ou mon SmartPhone où il y a un poste de travail libre. Je m’y rends. Ensuite je m’assoie. Et c’est tout. Ma place devient automatiquement Occupée. En conséquence, dans ce scénario, je n’ai besoin de rien faire !

  • A l’inverse, si mon entreprise est équipée d’une solution de Desk Booking, je dois obligatoirement indiquer ma venue en amont dans un outil spécifique.
    L’outil m’affecte alors un poste de travail.
    Le jour J, je me rends ainsi sur le poste de travail en question et j’effectue un “check-in” sur l’outil de Desk Booking.

En bref :

  • Avec une solution de Desk Occupancy :
    • Je n’ai rien à faire avant de venir au bureau ;
    • Mais je ne sais pas en amont sur quel poste de travail je vais travailler ;
  • Alors qu’avec une solution de Desk Booking : 
    • Je dois indiquer ma venue avant de venir au bureau ;*
    • Et, je connais en amont sur quel poste de travail je vais travailler.

C’est mieux un outil de desk booking ou un outil de desk occupancy ?

Au risque d’en décevoir plus d’un, ou alors de faire le bonheur des normands : ça dépend ! Nous avons donc écrit tout un article à ce sujet.
Vous pouvez aussi directement nous  contacter pour recevoir les conseils de nos experts.

Agile Seating | Poste de travail Agile

AGILE, ce mot que l’on entend de plus en plus, le Graal !
Le terme Agile Seating est un synonyme du terme Flex Office. Tout simplement.
Son but est aussi de vous permettre d’optimiser l’utilisation de l’espace en adoptant un modèle de sièges non attribués.

L’enjeu d’un projet de Flex Office ou d’Agile Seating c’est qu’à un instant T : 100 % des postes de travail soient utilisés et que 100% des collaborateurs trouvent un poste de travail

Home Working Management| Gestion du travail à domicile

Encore appelé le télétravail, le travail à distance est une organisation du travail grâce à laquelle le télétravailleur exerce régulièrement et volontairement une activité qui aurait pu  être faite au sein des locaux de l’employeur en dehors du “bureau”.

Pour gérer correctement le télétravail, différentes technologies, techniques de management et outils deviennent nécessaires pour:

  • Garder un lien avec son équipe ;
  • Avoir une visibilité sur les jours de télétravail de ses collègues pour optimiser les espaces ;
  • Mieux suivre son équipe à distance ;
  • Avoir un management de proximité malgré la distance physique.

Bon, vous l’aurez compris, ces derniers temps “le poste de travail” en entreprise a sacrément évolué.
Autrefois “attitré à une personne”, il est maintenant de plus en plus “partagé”.

Et ce changement est parfois difficile à accepter. Si vous avez un projet Flex Office, Agile Seating et compagnie, il est fondamental de ne pas vous tromper sur le bon outil de réservation de poste de travail ou le bon outil d’occupation de poste de travail à choisir.
Si vous êtes à ce stadecontactez-nous pour y voir plus clair ! Nos experts sont là pour vous aider et vous conseiller !

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