Vous connaissez tous les statistiques : des réunions qui durent en moyenne 1h10 (Ifop, « Les réunions et leur impact sur l’engagement des collaborateurs »), 48% des réunions qui sont considérées non-productives et seulement ¼ des réunions qui aboutissent à une prise de décision (Opinion Way, les écueils du travail collaboratif en entreprise). La réunion est sans doute l’un des gouffres de productivité les plus importants de l’entreprise.
Les réunions sont perçues comme longues, inutiles, ennuyeuses et stériles. Pour beaucoup d’entreprises, réinventer leurs méthodes de collaboration devient une priorité (il suffit de demander à nos super clients).
Et si l’idée était tout simplement de supprimer les réunions ?
Pas de salle de réunion, donc pas de réunion. Pas de réunion, donc pas de temps perdu en réunion. Pas de temps perdu, donc une entreprise plus efficace et productive.
On a mis un peu de temps à trouver cette solution simpliste géniale et on n’est pas peu fier de vous partager notre vision.
Au fait, quelles sont les origines de la réunion ?
Remontons aux origines de la réunion et au pourquoi de la salle de réunion.
L’entreprise a été créée avec l’idée qu’il est plus efficient de faire travailler des personnes ensemble à une finalité commune plutôt que d’avoir un ensemble d’indépendants travaillant sur une partie de la finalité.
Vous me direz que ça nous arrange bien de dire ça… Mais oui, l’origine de l’entreprise est collaborative. En d’autres termes, l’entreprise n’a de sens que parce que l’intelligence collective dégagée par les personnes formant un groupe est supérieure à la somme des intelligences individuelles des personnes formant ce groupe.
Et il n’en fallait pas plus pour créer la salle de réunion !
Passé le pourquoi, parlons du « comment ». Puisque l’entreprise permet aux personnes de travailler ensemble, il faut qu’elle favorise les interactions entre elles. Tout simplement pour être en mesure de créer cette intelligence collective.
Et quoi de mieux alors que de créer des salles dans lesquelles les collaborateurs vont travailler ensemble. Des salles où se réunir. Et hop, il n’en fallait pas moins pour donner naissance à la salle de réunion. CQFD
Réunion = Collaboration ?
C’est la suite qui a péché. Sans doute induite par la terminologie retenue : RÉUNION. Comme si finalement, la réunion, le fait d’être à plusieurs, était la solution.
Non, la réunion n’est pas la collaboration et il ne suffit pas de retrouver dans une salle et attendre que la magie de la collaboration opère. La collaboration se provoque, se travaille. Oui c’est un effort. Oui une réunion se prépare, s’anime. Sinon la réunion n’est pas.
Non la réunion n’est pas en elle-même un objectif : elle doit avoir une finalité connue de son organisateur mais aussi et surtout des participants. Cet objectif doit justifier le besoin de réunion et la présence de chacune des personnes conviées. Car, s’il s’agit simplement de s’informer par exemple, peut être existe-t-il des moyens plus adaptés et plus efficaces que la réunion.
Non, la réunion n’est pas cette capsule de temps, indépendante dans laquelle on arrive sans rien et d’où on repart avec la solution. Abordée de cette manière, la réunion n’a ni passé … ni futur …
Bon dieu, arrêtez de faire des réunions pour faire des réunions !
Eh oui ! Cela peut en étonner certains mais une réunion ne se résume pas à ce qu’il se passe pendant la réunion. La réunion a un avant, un pendant et un après. Le tout lié. On appelle ça le seamless meeting ou littéralement la réunion « sans couture » c’est-à-dire celle qui se lie à un passé et donne naissance à un futur.
Concernant l’avant-réunion, il est essentiel de réfléchir à l’usage de votre réunion (psst, il se pourrait bien qu’un autre article arrive très vite sur les différents usages des salles de collaboration). Cela vous permettra d’éviter les réunions « fourre-tout » où vous invitez la moitié du service parce que vous ne savez pas exactement qui sera utile à la réunion. En vous demandant quel est l’objectif, vous réfléchirez à l’ordre du jour et, par conséquent, aux personnes qui peuvent être intéressées par celui-ci. Vous pourrez même prévoir le temps que prendra chaque point de l’ordre du jour et ainsi connaitre la durée idéale de votre réunion. Cela vous aidera à ne pas prendre du retard lors de votre réunion en passant trop de temps sur les premiers points à aborder.
L’après-réunion, c’est quoi ? C’est tout simplement le fait de ne pas repartir les mains vides, de savoir ce qui suit. Cela passe par un compte-rendu, un plan d’action. Sous format digital dans l’idéal. Sans après, l’efficacité qui aurait pu naître lors de la réunion perdra toute son utilité. Le compte-rendu doit être accessible immédiatement ou quasi-immédiatement après la réunion (on peut peut-être vous aider pour ça).
Pensez-y, la réunion fait partie d’un cycle.
Pas de réunion = pas de collaboration ?
Ces différentes réflexions nous ont amenés à littéralement supprimer chez nos clients qui l’acceptent « la salle de réunion ».
Pas la salle en elle-même bien sûr mais le terme « salle de réunion ».
Nos clients pensent Usage avant de penser Espace. Et vous savez quoi ? C’est un succès ! Les temps de collaboration sont mieux préparés, plus efficaces.
Dans un prochain article, nous vous expliquerons les 3 grands types de salles de collaboration que nous proposons à nos clients et qui leur permettent … de ne plus faire de réunion 😊
