5 idées reçues sur l’espace de travail (et qui ne sont pas tout à fait vraies)

Votre espace de travail est morose ? Le télétravail et le coworking vous font de l’œil. Halte là ! Y’en a qui bossent dur pour redonner un  coup de fouet à votre lieu de travail, pour imaginer des bâtiments d’entreprise que vous allez préférer à votre canapé (on rappelle d’ailleurs ici combien c’est stratégique).

Entre bureaux fermés, open space, espaces communs, huddle rooms, boxs, salles d’idéation, etc., les typologies d’espaces de travail à disposition sont nombreuses pour vous combler. Sans parler de l’aménagement associé à chaque espace.
Sauf que… si on suit toutes les tendances managériales et architecturales, on se retrouve vite avec un toboggan à la Google en plein milieu de la cafét’ ! Quoi ?! Ça ne plaît pas à Michel et sa bande ? Et bien, peut-être parce que toutes les idées ne sont pas bonnes à prendre, et surtout, ne collent pas à toutes les cultures d’entreprise !

Cette semaine, on a donc fait pour vous le tour de ces idées à la mode en termes d’aménagement de l’espace de travail. Et on vous aide à y voir plus clair.

1. Les open-space, c’est le TOP !

Les relations entre voisins dans un open space

Alors oui…. Et non. Y’en a qui adorent et d’autres pas du tout.
Chez Wipple, on aime les open spaces pour communiquer facilement (et pour se lancer discrètement des balles en mousse à travers la pièce). Mais cet aménagement de l’espace de travail ne correspond pas à toutes les entreprises.

Première chose : il faut savoir que les open-spaces n’ont pas été inventés pour favoriser la collaboration, l’échange et la convivialité entre les collaborateurs. Et non ! Il s’agissait simplement d’un choix économique. Les dirigeants d’entreprise pouvaient ainsi installer plus de salariés dans un espace moins important. On a eu la même idée avec les sardines il y a bien des années ! Pas cool. Sauf que, revirement de situation, l’open space est devenu tendance en quelques années, notamment dans les start-up.

Comment savoir si ce type de bureaux convient à votre entreprise ? Demandez à vos collaborateurs ! CQFD. Quoi qu’il arrive, pensez à :

  • Instaurer des règles de vie. Et oui, toujours la faute de Robert, quelle pipelette !
  • Coupler ces open-spaces à des espaces de travail “fermés” (visuellement ou a minima acoustiquement) comme des huddle rooms, des phoneboxs, etc. Histoire d’offrir un peu d’intimité et de calme total aux personnes qui souhaitent travailler sans bruit et mouvements ambiants le temps de passer un coup de fil ou rédiger un rapport important.
  • Accompagner vos collaborateurs à ce changement.

2. L’espace de travail s’arrête aux portes de l’entreprise.

Ah celle-ci elle est tenace ! Eh oui, on a toujours été habitué à limiter notre travail à un lieu. Un boulanger travaille dans sa boulangerie, un ouvrier travaille dans l’usine, etc. Sauf qu’avec l’arrivée du digital (et des métiers qui y sont liés), on ne peut plus poser les mêmes frontières qu’auparavant. Et c’est ce que nous prouve le télétravail ou encore les digital nomads. On peut maintenant travailler de n’importe où. Enfin, sauf le boulanger et le boucher quand même… Et il ne doit pas y avoir de barrières entre ces différents espaces de travail.

Concrètement, cela veut dire que toute entreprise avec un projet de déménagement doit veiller :

  • Au lieu d’implantation de son bâtiment : proche des transports, parking, etc. Mais bon, ça vous vous en doutiez…
  • Et sur le plan digital à plein plein plein de choses : 
    • Un outil de communication unifié pour communiquer avec tous nos collègues préférés et les autres. Comme Skype for Business, Zoom (qui a rejoint notre catalogue depuis quelques mois), etc… ; 
    • Des outils de travail individuels mobiles (bye bye le PC de 5,6 kg);
    • Des salles de synchronisation adaptées à la communication à distance ;
    • Le tout avec plein de normes de sécurité plus ou moins poussées, surtout si vous bossez dans le nucléaire, les finances ou que sais-je ! 

Donc en bref, si vous avez besoin d’aide sur la partie “immobilier”, on sera plutôt mauvais. Sur la partie digitale par contre, on dit de nous qu’on est plutôt bons et même qu’on est les meilleurs mais ça reste entre nous !

3. Une salle de réunion, c’est 1 grosse table, 8 chaises trop confortables et 1 vidéoprojecteur.

Aïe, aïe, aïe… ça nous fait du mal, ce que vous nous dites là. Peut-être auriez-vous besoin de lire (ou relire) notre article sur les différentes typologies de salles de collaboration ?

J'espère que vous ne pensez pas à ça quand vous imaginez une salle de réunion !

Mais pour faire court, il y a deux raisons pour lesquelles cette idée est totalement fausse. Tout d’abord, si toutes vos salles de réunion sont les mêmes, c’est que vous estimez que vous faites toujours la même chose en réunion. Or, une réunion peut servir à créer, présenter, décider, former, etc. Et donc, les outils digitaux ne seront pas les mêmes pour ces différents types d’activités. Vous avez déjà essayé de créer et collaborer dans votre gros fauteuil à roulettes ? 

La deuxième raison pour laquelle vos salles de collaboration ne doivent pas se limiter à une table et 8 chaises c’est qu’avec cette disposition, vous vous limitez vous-même. On a tous des manières de travailler différentes. Si on augmente la mobilité au sein même des salles de réunion, on parvient à mieux travailler, mieux collaborer, mieux innover. Essayez de lever tout le monde et vous verrez que le taux d’implication sera meilleur. Et les idées aussi…

Et puis, est-ce qu’on doit vous rappeler que 48% des réunions sont considérées non-productives et que seulement ¼ des réunions aboutissent à une prise de décision (Opinion Way, les écueils du travail collaboratif en entreprise). Je ne pense pas, non, car vous êtes un lecteur assidu de notre blog 🙂

4. Un baby-foot, une table de ping-pong et hop ! Le tour est joué. 

Là encore, on ne va pas critiquer parce que notre babyfoot est très apprécié chez Wipple. Mais il ne faut pas croire que ce genre d’installations sera suffisant pour rendre ultra cool les espaces de travail de toute entreprise.

Le but premier de ces équipements, c’était celui de la machine à café il y a quelques années : favoriser les rencontres entre les employés (et devenir champion de baby’). On sait très bien aujourd’hui que pour pouvoir innover, il faut confronter les expertises et les opinions. Mais si votre culture d’entreprise et votre style managérial n’encouragent pas cet état d’esprit, alors le baby-foot n’y changera rien. 

Une table de ping-pong et des chats, c'est tout ce qu'il faut pour rendre un employé heureux

Un autre objectif que la machine à café n’avait pas, c’est celui de rendre l’espace de travail ludique. Je vous en parlais dans l’article sur les méthodes surprenantes de créativité. Avoir un environnement de travail ludique stimule l’imagination de vos collaborateurs et prendre l’air en faisant une partie de ping-pong peut parfois vous « débloquer » mentalement et vous faire avancer sur des projets qui piétinaient.

5. C’est normal de perdre 20 min à trouver une salle libre.

C’est normal de devoir faire les photocopies quand on est stagiaire. C’est normal de recevoir 124 mails par jour. C’est normal d’aller à toutes les réunions auxquelles on est convié. C’est normal de… STOP ! Ce n’est pas parce que quelque chose est habituel qu’il est normal. Et le temps que vous passez à chercher une salle de réunion ne fait pas exception.

Imaginez ce que vous pourriez faire si vous n’aviez pas à faire le tour de toutes les salles de réunion de l’entreprise pour savoir laquelle est dispo ! Vous pourriez par exemple rédiger un ordre du jour de réunion. Dingue ! Ou même envoyer à l’avance un mémo avec les informations nécessaires aux participants. Encore plus dingue !

Alors maintenant que vous vous dites que, vraiment, ce n’est pas normal de devoir errer dans les couloirs pour espérer trouver une salle, je réponds que nous avons la solution pour ça ! Et ça s’appelle… un système de réservation de salle. Plutôt logique comme nom. Chez Wipple, on aime particulièrement le système Evoko Liso ainsi que le Roompad de Sharing Cloud. Disponibilité actuelle de la salle, calendrier des réunions à venir, système de réservation, statistiques… Ces outils vous permettront de tout savoir sur l’occupation de vos salles de réunion et surtout… de gagner du temps ! Prêt à vous simplifier la vie ?

 

Pour conclure : si vous prévoyez de réaménager vos espaces de travail, pensez donc avant tout aux besoins de vos collaborateurs. Et quoi de mieux que de leur demander leur avis directement !
En tout cas, si vous faites appel à Wipple pour le réaménagement de vos salles de réunion, ça sera notre première question : quels sont vos besoins ? Les solutions que l’on propose sont toujours adaptées et personnalisées en fonction de l’usage que vous en aurez. Parce que venir installer un écran interactif, on sait le faire. Et vous savez-quoi ? Nos concurrents aussi ! Chez Wipple, ce qu’on préfère, c’est construire avec vous et votre architecte un projet immobilier qui correspond à votre culture d’entreprise et aux besoins de vos collaborateurs. Alors… on s’appelle ?

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