utiliser clickshare

Passer moins de temps en réunion, c’est le graal en entreprise.
Et oui, on a tous envie d’être plus productif quand on fait une réunion. Ou du moins que les collègues le soient à notre place.
Deux facteurs entrent en jeu dans cette recherche d’efficacité en réunion : l’Humain & les Moyens à votre disposition.


Et c’est des moyens dont on va parler aujourd’hui  : comment trouver une salle de réunion libre en 5 secondes, démarrer une visio en un clic, pouvoir partager du contenu rapidement…
Dans cette article, découvrez 5 équipements digitaux pour équiper une salle de réunion tournée vers l’efficacité !

 

1) Les boitiers de réservation de salle.

Bon, on la fait où cette réunion ?

En entreprise, il y a ceux qui perdent, chaque jour, 30 minutes à la recherche d’une salle de réunion libre et fonctionnelle.
Et…il y ceux qui trouvent une salle en 5 secondes.
La seule différence entre les deux, c’est que les seconds disposent très probablement d’un boîtier de réservation de salle.

C’est quoi ?

Un boîtier de réservation de salle est un écran tactile, positionné à l’entrée d’une salle de réunion. Il permet :

  • de voir en un coup d’œil si une salle de réunion est occupée ou pas. Ceci dit, si votre salle de réunion dispose de vitres, pas besoin de techno pour vous en rendre compte !
  • Et surtout, de voir quand a lieu la prochaine réunion. Et oui, même si votre salle de réunion dispose de vitre, ça ne fait pas de vous un devin !

 

Ces boitiers sont compatibles avec les principales solutions de visioconférence & de calendrier: Teams, Zoom et Google Meet.
Ils se synchronisent directement avec le calendrier de la salle, et affichent la disponibilité des salles avec leur voyants verts/rouges.

Comment cet outil peut vous rendre plus efficace ?

Le principal objectif est de permettre à vos équipes de ne pas perdre de temps à chercher une salle de réunion dans laquelle travailler. Le comble.
De plus, d’un point de vue immobilier, les boîtiers de réservation de salle permettent de mesurer le taux d’occupation des salles de réunion . Et donc de procéder à des optimisations si nécessaires.

Découvrez notre vidéo de démonstration du super boîtier Logitech Tap Scheduler ci dessous.

 

2) Les Teams Room, Zoom Room ou encore Google Meet Hardware.

On la démarre cette réunion ?

Je me souviens qu’il y a à peine 10 ans, faire une réunion avec une visioconférence c’était la croix et la bannière.
Il fallait appeler l’incroyable Jean Mich’. Et il passait perdait une heure à paramétrer la visioconférence, tester les équipements etc.
Alors là, forcément, on se dit qu’on n’était pas dans l’efficacité la plus totale.

Heureusement, les choses ont évolué.

Aujourd’hui, nous installons régulièrement des systèmes Teams Room, Zoom Room ou encore Google Meet Hardware dans ces salles de réunion.

C’est quoi ?

Ces solutions “tout-un” pour Teams, Zoom ou encore Google Meet, permettent de démarrer une visioconférence en un clic.
Vous disposez ainsi dans votre salle : d’un écran, d’une tablette de contrôle telle que la Logitech Tap, d’une caméra et d’un micro adaptés à la salle.

 

Comment cet outil peut vous rendre plus efficace en réunion ?

Ces solutions sont les plus efficaces et simples pour mener des réunions à distance.
Elles sont accessibles à tous, et sans formation.
Depuis votre contrôleur de salle, vous choisissez ce que vous voulez faire : rejoindre une visio, démarrer une visio, présenter du contenu.
Voici un exemple de tablette pour Microsoft Teams.
L’utilisateur peut venir les mains libres. Sans s’encombrer de son PC, sans passer 10 minutes à se connecter aux équipements de la salle.

teams room configuration

En bref, c’est un véritable must have si votre entreprise fait régulièrement des visioconférences.

3) Les solution de présentation sans fil

Alors, tu nous le présentes ce super Powerpoint ?

Quand on veut présenter son PC sur l’écran de la salle de réunion, il faut que ce soit rapide et fluide. Et si on peut éviter de voir des câbles trainer partout, c’est l’ideal.

Nous proposons donc régulièrement des solutions de présentation sans fil.

C’est quoi ?

Une solution de présentation sans fil, vous permet comme son nom l’indique de projeter un écran d’ordinateur sur l’écran de la salle, sans brancher de câble entre l’écran et votre ordinateur.
On pense ainsi à Barco et son célèbre ClickShare.


C’est un petit bouton qui se connecte en USB-C sur votre ordinateur. Simple.
Au bout de 7 secondes, vous appuyez sur le bouton. Basique.
Et hop, votre PC apparaît sur l’écran de la salle de réunion. Simple.

Et si votre salle est équipée d’une caméra et d’un micro, le ClickShare CX vous permet en plus d’utiliser la caméra et le micro de la salle. Sans branchement supplémentaire.

Comment cet outil peut vous rendre plus efficace en réunion ?

Nous recommandons les solutions de présentation sans fil dans les salles de réunion de 6 personnes ou si vous souhaitez éviter tout câble sur votre table.
C’est vraiment une excellente solution pour éviter de perdre 5 minutes à brancher des câbles.

 

4) Le paperboard digital

Une image vaut mieux qu’un long discours

On a beau dire. Parfois, on regrette notre bon vieux tableau blanc quand on a un concept à expliquer.
Le hic du tableau blanc, c’est la “récupération des données”.
Prendre une photo des notes, le recopier, c’est un peu old school. Et clairement pas efficace.

On vous invite donc à découvrir un beau produit imaginé par Samsung : le Samsung Flip.

C’est quoi ?

Le Samsung Flip est un écran tactile, qu’on peut qualifier aussi bien de paperboard, que d’écran, que de tableau blanc interactif !
C’est un peu un super écran tout-en-un, super pratique pour les salles de réunion.

Avec lui vous pouvez être sûr d’exprimer votre créativité à 100%.

Par exemple vous pouvez :

  • Importer du contenu : Depuis un smartphone, un ordinateur, le navigateur web, ou le cloud Samsung. Vous pouvez importer une image, une présentation PowerPoint, un site internet…
  • Annoter : Annotez partout où vous souhaitez sur le Samsung Flip pour que vos idées deviennent plus concrètes.
  • Exporter : Quand vous avez terminé votre réunion, vous pouvez envoyer le contenu que vous avez créé sur une ou plusieurs adresses e-mail par exemple.

C’est un écran rempli de fonctionnalités intuitives !

Comment cet outil peut rendre votre salle de réunion plus efficace ?

Nous recommandons ce système dans les espaces de réunion créatifs, ceux où vous devez présenter facilement du contenu, l’annoter.
Le gros gain d’efficacité réside dans le fait, que contrairement au tableau blanc, vous pouvez recevoir par email toutes les notes prises pendant la réunion.

5) Supervisez avec Logitech Sync

Zut. Ca marche plusssssss.

Nous terminons cette liste non pas avec un outil physique mais un logiciel. Cette application, c’est Logitech Sync, une interface IoT de supervision de matériel.

C’est quoi ?

Logitech Sync, c’est une appli sur laquelle apparaît tous les équipements digitaux de vos salles de réunion.

Le but c’est de pouvoir gérer vos équipements rapidement, n’importe où dans le monde. Vous pouvez ainsi :

  • Mettre à jour tous vos appareils en même temps ;
  • Effectuer un diagnostic pour repérer des anomalies ;
  • Analyser les données sur l’utilisation de vos salles de réunion ;

En bref, c’est un super outil pour économiser un temps précieux et même anticiper des changements dans l’aménagement de vos salles.

Comment cet outil peut vos faire gagner du temps ?

Mieux vaut prévenir que guérir. C’est un peu vieillot de dire ça.
Mais franchement, arriver dans une salle de réunion non fonctionnelle, engendre une perte de temps importante (au delà d’un énervement chez certains d’entre nous).
Au delà de détecter des problèmes techniques, ce type de solution permet aussi de faire gagner un temps considérable au service IT des entreprises.

Le mot de la fin

Comme nous venons de le voir, quand il s’agit de collaborer à plusieurs, la technologie peut avoir un impact ultra-positif sur notre manière de travailler.
C’est un réel levier dont on aurait tord de se passer.
Avoir un équipement adapté permet d’économiser du temps, d’avoir une réunion plus efficace, ou encore de mieux gérer vos appareils…

Contactez Wipple pour obtenir un devis ou tester ces solutions dans un de nos showrooms.

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