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Comme nous l’évoquions dans notre précédent article, la mise en place du télétravail a un impact direct sur la stratégie immobilière.
Plus le nombre de jours de home office sera ambitieux, moins la logique de maintenir un espace de bureau affecté par collaborateur n’aura de sens. Ainsi, la mise en place du télétravail généralisé va engendrer la mise en place du flex office. Et la mise en place de cette pratique sous-entend la mise en œuvre d’un taux de foisonnement. Allez, c’est parti pour un peu de maths, ça faisait longtemps 😅

Introduction au taux de foisonnement

Le taux de foisonnement, aussi appelé “taux de flex”, “taux de desk-sharing” ou même “taux de mutualisation de bureaux”, correspond au ratio entre nombre de postes individuels disponibles et nombre de collaborateurs.

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Passé de 0,8 en 2018 à 0,7 en 2020, il semblerait que la norme moyenne soit en train de se positionner autour de 0,6. Cela signifie que pour 1 collaborateur, il existe 0,6 places de travail.

Comment déterminer son taux de flex office ?

Evidemment la détermination du taux de flex office répond à de multiples facteurs.

👉 La 1er facteur à considérer, c’est le nombre de jour de home-office par semaine.

👉 Le second, c’est le type de population. En effet, alors que des taux très faibles pourront être utilisés pour des commerciaux ou des consultants (puisqu’ils sont souvent en déplacement), ces taux seront nettement plus élevés pour d’autres catégories de métier.
Ainsi la représentativité des différents types de population au sein d’une entreprise peut directement influencer le taux de foisonnement.

👉 Enfin, le dernier facteur concerne les anticipations . Ici, nous évoquons les anticipations en terme de croissance d’effectifs et les anticipations en terme d’accroissement du home office.

Et dans la vraie vie, ça se passe comment ?

En réalité, on observe régulièrement que le taux de flex-office calculé et le taux réel sont assez différents. Entre les deux, il existe un trou noir « spread de flex ».
Ce terme désigne une marge de flex. On peut d’ailleurs la qualifier d’écart de risque ou d’ambition. Cette marge de flex est égale à la différence entre le taux de flex mis en œuvre et le taux de flex calculé.

 

La marge peut être positive et même très positive dans des entreprises risquophobes. Effectivement, certaines d’entre elles n’hésitent pas à utiliser un ratio de 1. C’est-à-dire que ces entreprises maintiennent une place de travail mais cette fois non affectée par collaborateur.

Desk booking ou desk occupancy : pourquoi la marge de flex est-elle déterminante ?

Alors c’est bien beau de parler de “marge de flex”, mais pourquoi vous en parler ? Tout simplement parce que c’est grâce à elle que l’on va déterminer la nature de l’outil à mettre à disposition des collaborateurs. C’est même grâce à cette dernière que l’on peut déterminer si une entreprise doit avoir recours ou non à un outil de réservation de postes de travail, aussi nommé desk booking.

Prenons un exemple simple. Une entreprise lambda a calculé son taux de foisonnement à 0,5. Mais, par crainte de différentes choses, cette entreprise retient et met en œuvre un taux à 0,9.
Avec un tel taux, on peut très vite supposer que les collaborateurs de cette entreprise ne rencontreront jamais de difficultés à trouver un espace de travail individuel.

En d’autres termes, la réservation de postes de travail n’a non seulement aucun intérêt avec une marge de flex positive mais va en plus s’avérer être totalement contreproductive.

Marge de flex positive + Desk booking = échec ?

Le risque de déployer un outil de réservation de poste de travail avec un taux de flex positif, c’est tout simplement qu’une partie des utilisateurs ne l’utilise pas. Et oui, pourquoi réserver un poste de travail alors qu’on est sûr d’en trouver un chaque matin ?

Ainsi, quelques rares bons élèves réserveront leur poste. Et d’autres non. Jusque là, rien de bien grave. Mais cela va devenir rapidement ennuyant quand des personnes sans réservation se retrouveront sur une place réservée.
Alors, on se retrouvera dans cette situation qu’on a déjà tous connu dans le TGV : «  Euh pardon mais je pense que vous êtes à ma place  ». « Oh c’est possible. Je n’ai pas réservé. Ca ne vous embête pas de vous placer à une autre place disponible ? Regardez, il y en a plein ! ».

En bref, l’outil censé amener du service devient l’outil à créer de la frustration.

Quel outil de flex-office mettre en place alors ?

Dans notre exemple, l’enjeu d’un outil de flex-office sera simplement d’aiguiller un collaborateur le matin sur les places libres. Il évite alors de perdre du temps à trouver un bureau inoccupé.
Dans le jargon digital, on va alors parler d’outil d’occupation des postes de travail ou de desk occupancy. Il s’agit généralement d’un outils basé sur des capteurs.

Alors faut-il en conclure que :

  • Marge de flex > 0 = Outil d’occupation de poste de travail ?
  • Marge de flex < 0 = Outil de réservation de poste de travail ?

Et bien non 🙂 Votre entreprise pourrait suivre cette règle dans la mise en place du Flex-Office et se trouver en situation d’échec. Pourquoi ? Tout simplement parce qu’il convient de choisir un outil que vos collaborateurs sont prêts à utiliser.

Et la maturité digitale, c’est important ?

Après la marge de flex, un autre point déterminant est à prendre en compte. C’est la maturité digitale des collaborateurs de l’entreprise.

Si votre entreprise dispose d’une maturité digitale importante

Plus cette maturité sera importante, plus le fait de demander aux collaborateurs d’effectuer des actions dans un outil sera naturel. Comme par exemple, demander à vos collaborateurs de réserver leur poste de travail avant de venir au bureau.
On peut alors opter pour un outil de réservation de bureaux (desk booking) plus facilement.

Ainsi, dans une entreprise dont les collaborateurs ont une maturité digitale importante, le choix de l’outil de flex-office est moins décisif. Il pourra être dédié & spécifique, cela a peu d’importance. On sait que les collaborateurs y adhèreront tant que son ergonomie est bonne.

Si votre entreprise dispose d’une maturité digitale faible

En revanche si la maturité digitale d’une entreprise est faible, il faudra veiller à minimiser au maximum les actions des utilisateurs. On privilégiera ainsi un outil d’occupation de bureau (desk occupancy) – si la marge de flex est supérieure à zéro évidemment.

Pourquoi venir au bureau si on est mal assis, loin des collègues ?

On pense souvent réservation de bureau par sa finalité :

L’outil doit me permettre de réserver un bureau.

C’est vrai. Mais ce n’est pas suffisant ! Lorsqu’on est une entreprise sans télétravail et sans flex, on arrive le matin, et on dispose d’une place à un emplacement déterminé, à côté de collègues qu’on connait et qui seront présents. Bref, le taux d’insécurité est proche de zéro.

Lorsqu’on passe au flex-office, le taux d’incertitude grimpe. On craint d’être loin des collègues, d’être assis à côté des toilettes, etc.
Il suffit de lire cet article de Capital “Les avantages et les inconvénients du “flex office” pour avoir un aperçu des craintes des collaborateurs quand le projet de flex-office n’est pas assez accompagné.

Chez Wipple, il nous parait donc intéressant, voire essentiel dans certaines entreprises, que l’outil fournisse ce même niveau d’information au collaborateur. Le collaborateur devrait dans l’idéal savoir facilement où sont placés ces collègues, est-ce qu’ils sont présents et où est ce qu’il y a de place.

À partir de ces informations, il peut alors décider s’il vient au bureau ou s’il reste en télétravail.

C’est quoi le mieux alors : le desk booking ou le desk occupancy ?

Au risque d’en décevoir plus d’un, ou alors de faire le bonheur des normands : ça dépend !

Quand vous y voyez un peu plus clair sur votre marge de flex et votre maturité digitale, il est fondamental de ne pas vous tromper sur le bon outil de réservation de poste de travail ou le bon outil d’occupation de poste de travail à choisir. Si vous êtes à ce stadecontactez-nous pour y voir plus clair ! Nos experts sont là pour vous aider et vous conseiller !