Salles de réunion : n’oubliez surtout pas ces règles d’or lors de l’aménagement !

Chez Wipple, on aime bien faire avancer les choses.
Mais y’a un truc sur lequel il y a encore un peu de boulot : quand une société emménage dans de nouveaux locaux, c’est l’architecture qui mène la danse. La brique digitale arrive encore trop souvent dans un second temps et surtout ne fait pas partie de la réflexion globale. Et ça nous rend très triste.

Alors comme on ne va pas révolutionner tout de suite ce point, mais on y travaille croyez-moi, voici quelques conseils d’aménagement (liste non-exhaustive), pour éviter de se retrouver avec des espaces pas forcément adaptés aux usages ou aux technologies intégrées.
Cet article est basé sur de vraies observations. Et ça n’arrive pas qu’aux autres 🙂

L’aménagement des espaces de travail est facteur de bien-être pour 94% des salariés, d’efficacité pour 92% d’entre eux et une motivation au travail pour 88% des salariés (selon le Baromètre Actinéo/CSA 2015).
Donc c’est parti mon kiki pour nos supers conseils !

Oh qu'est-ce qu'ils sont gentils chez Wipple !

 

1. Un écran a besoin de recul

D’un point de vue digital, la star de la salle de réunion c’est l’écran ; l’élément central vers qui les regards sont tournés après vous évidemment.

Quel risque d’un point de vue aménagement ? 

“Ah non Jean, t’assoies pas ici, tu seras collé à l’écran”…

Et oui, le risque c’est de se retrouver avec un écran trop grand, ou trop petit ; ou encore mieux avec un écran collé à la table parce qu’on avait besoin d’une table de 16 personnes. 

Comment l’éviter ?

Le choix d’un écran est une juste balance entre : 
– le type d’écran : tactile ou non-tactile ; technologie infrarouge, InGlass, etc. / en fonction de l’usage souhaité
– la taille de l’écran / en fonction du nombre de participants.
Et on ne choisit pas son écran par rapport à la salle mais par rapport à l’usage qu’on veut en faire. Pour tout ça, on vous rappelle qu’on a écrit un livre blanc « Comment choisir un écran tactile pour votre salle de réunion ? ». Vous trouverez toutes les informations qu’il vous faut et même un tableau comparatif qui vous aidera à prendre la bonne décision.

En bref et si vous êtes en phase “amont” de votre projet, les points à anticiper sont : la taille de l’écran et donc le recul dont vous avez besoin pour utiliser au mieux l’écran.
En gros, plus vous avez de participants, plus votre écran doit être grand. Plus votre écran est grand, plus vous devez mettre de distance entre celui-ci et les utilisateurs. Surtout si c’est un écran tactile. Plus vous… non je rigole, ça s’arrête là !
On recommande au global de laisser au moins 1 mètre entre l’écran et le début de la table ; évidemment plus si l’écran est grand ou si c’est un écran tactile pour avoir de la place pour bouger.
C’est vraiment de la logique. 

En bonus, voici un p’tit schéma d’aide au choix (que vous retrouverez dans le livre blanc) :

 

 

2. Avoir une bonne acoustique

Quel risque d’un point de vue aménagement ?

“C’était intéressant ta réunion, j’ai bien aimé la vidéo que vous avez passé”, Claudette, du bureau d’à côté.

On n’y pense pas toujours mais l’acoustique d’une salle de réunion est primordiale ! Et ça vaut pour les personnes qui sont dans la salles, et celles qui bossent juste à côté.
Selon le CIDB (Centre d’Information du Bruit), 79% des français rencontrent des difficultés à suivre des conversations au travail à cause du bruit. Et pourtant, de nombreuses entreprises jugent ce problème secondaire.

Le problème avec l’acoustique, c’est que tout est question d’équilibre. Un espace trop silencieux peu paraître froid et désagréable. A l’inverse, trop de bruit peut être nuisible au bien-être et à la productivité de vos employés. De mauvaises installations acoustiques entraînent une perte d’intimité, de confidentialité mais aussi et surtout une baisse de motivation et de productivité de vos collaborateurs.

Comment l’éviter ?

Il faut assurer une bonne acoustique entre les espaces de collaboration, les espaces individuels et informels.
Le revêtement de votre sol doit éviter la résonance des bruits de pas et les cloisons doivent être bien pensées pour ne pas « enfermer » les salariés tout en permettant davantage de discrétion lors de certaines conversations. Les matériaux utilisés sont très importants : le verre peut par exemple accentuer la résonance.
Evidemment, nous n’avons pas la prétention de vous conseiller dans le domaine, votre aménageur sera meilleur que nous 🙂 On vous rappelle juste d’y penser.

Quand le niveau sonore de l'open space égale celui d'un bar parisien un Vendredi soir

En ce qui concerne vos salles de collaboration, essayez de varier un maximum les formats ! Peut-être que certaines réunions peuvent avoir lieu dans des alcôves non-fermées mais d’autres se doivent de rester confidentielles. Si vous destinez une salle à la résolution des situations de crise, l’insonorisation peut être essentielle !

3. Un mobilier adapté et adaptable !

Quel risque d’un point de vue aménagement ?

“Martine. Ohé. Martiiiiiiiiiiiineeeeeeeeeeeeee réveilllllllllllleeeeeeeeeeeeee toiiiiiiiiiiiiii”.

Et oui, on le disait la semaine dernière, une chaise ultra-confortable ne va pas vous aider à être ultra-dynamique en réunion.
Le mobilier choisit, au delà de jouer sur le côté esthétique, va avoir un impact sur l’efficacité de vos collaborateurs.

Comment l’éviter ?

C’est toujours la même rengaine. Il faut un mobilier adapté à l’usage souhaité.
Voici quelques exemples pour vos espaces de collaboration:
– Salle de créativité : on vous conseille d’opter pour du mobilier simple, fonctionnel et modulable ; une assise qui incite au mouvement, à rester debout nous on aime bien les chaises avec plein d’épines dans ce cas. Les cubes PIXEL de BENE sont appréciés dans ce genre d’espace.
– Salle de crise : ici il faut pouvoir prendre du recul, se poser, se lever super simplement. Si vous avez un mur d’image, vous pouvez installer à quelques mètres un grand canapé avec une assise “dure”.
– Salle de synchronisation : optez pourquoi pas pour une table haute avec tabourets.
Vous l’aurez compris : le but est de pouvoir s’asseoir et se lever sans effort supplémentaire et oui c’est déjà pas toujours facile de se lever, alors si en plus il faut s’extirper du fauteuil, ça va être compliqué !

Idem pour les espaces de travail individuels : vos employés ne travaillent pas tous de la même manière. Certains souhaiteront travailler debout pour être plus à l’aise, d’autre assis. Et beaucoup aimeraient pouvoir faire les deux ! Pensez donc à installer un mobilier qui puisse s’adapter à ces différentes façons de travailler. Le top, ce sont les bureaux réglables en hauteur. Mais si ce n’est pas envisageable pour vous, il vous suffit de prévoir certaines tables hautes dans vos bureaux. Vos salariés pourront s’y installer lorsqu’ils souhaiteront se tenir debout. Et c’est beaucoup plus simple d’aller voir Michel à son bureau pour collaborer quand on est déjà debout.

Vos employés quand vous leur annoncez qu'ils vont pouvoir travailler debout ET assis

4. La bonne luminosité

Quel risque d’un point de vue aménagement ?

“Tu peux fermer le rideau s’il te plaît ? Y’a un reflet sur l’écran…” “…” “Ah y’a pas de volets ?!”

Et oui, la luminosité d’un espace de travail est essentielle au bien-être des salariés. Mais une lumière directe sur une solution d’affichage (écran, vidéoprojecteur) n’est pas pratique. Et oui ! Souvenez-vous de votre période étudiante où il fallait fermer tous les rideaux pour pouvoir voir le diaporama du professeur grâce à un vieux vidéoprojecteur qui marchait une fois sur deux.
Sur certaines technologies tactiles, un rayon lumineux peut même être interprété comme une action. 

Comment l’éviter ? 

Alors pour éviter ça, renseignez-vous bien sur les écrans que vous installez. Luminosité, reflets,… Tout doit être pensé pour associer un espace lumineux avec des technos efficaces ! Ou alors prévoyez un système de domotique automatisé pour que les stores s’adaptent automatiquement à l’intensité de la lumière. On fait vraiment des trucs cool de nos jours 🙂

Quand la lumière se reflète sur l'écran directement vers vos petits yeux fragiles

 

Chez Wipple, des salles de réunion, de formation, de collaboration, on en a installé des milliers et on en a visité encore plus. Alors on sait un peu de quoi on parle. Bien-sûr, nous ne sommes pas du tout les mieux placés pour choisir la couleur de votre mur ou installer vos tables de réunion.
Nous sommes ce qu’on appelle…tadam…des architectes digitaux (et la précision “digitale” à son importance) : au delà d’intégrer des technologies de collaboration dans votre bâtiment, on vous aide à les choisir et à adapter vos espaces pour leur usage. 
Peut-être que le meilleur moyen pour aménager vos espaces de travail, ça reste encore d’allier nos forces 😊 Vous serez le mieux placé pour connaitre les besoins de vos collaborateurs, votre architecte pourra créer l’aménagement de vos rêves et nous pourrons conjuguer cet aménagement avec les outils technologiques qu’il vous faut. 

Pas mal non ? Allez, on s’appelle ?

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