La salle de crise, on en a tous déjà entendu parlé. Et sûrement vue à la télé.
Instinctivement, on a donc tous l’idée du concept en tête.
Mais dans les faits ; qu’est qui différencie une salle de crise d’une salle de réunion classique ? Quel matériel utilise-t-on ?
C’est ce que l’on va voir aujourd’hui dans cet article de blog consacré aux salles de crises.
« Vite, rejoins-nous ! Un bâtiment s’est effondré à côté de notre entrepôt d’huile d’olive ! »
La crise, c’est la crise.
URGENCE.
Vous arrivez comme tous les jours à 9 heures au bureau, et soudain Jérémy votre collègue vous interpelle : un bâtiment voisin s’est effondré.
À ce moment-là mille et une questions se posent :
- Y-a-t-il eu des blessés ?
- Comment gérer l’équipe sur place ?
- Comment régler rapidement la situation et que les clients ne soient pas impactés ?…
- La marchandise est-elle touchée ? Quelle est la perte financière ?
Bref, on comprend tout de suite qu’il faut être rapide et fluide dans la réflexion en équipe. Pas le temps pour un café. On file tous en salle de crise
C‘est quoi une salle de crise ?
On les appelle aussi salle de décision, cellule de crise ou war room. Dans tous les cas ce sont des lieux spécifiques à la prise de décision rapide.
L’enjeu de la salle de crise, c’est de prendre une ou plusieurs décision(s) rapidement.
Pour cela, on s’aide de la technologie qui permet d’avancer plus efficacement dans l’échange d’idées et de contenu.
Pourquoi s’équiper d’une salle de crise ?
Les cellules de crise peuvent être un outil utile dans tout type de gestion de projet.
L’objectif de ce type d’espace peut être une combinaison des éléments suivants :
- Améliorer la communication du projet ;
- Résoudre un ou plusieurs problèmes ;
- Atténuer des risques…
En bref, si vous faites face à des situations complexes qui demandent la concentration de plusieurs personnes => La salle de crise est une solution !
Quelle est la différence entre une salle de crise et une salle de réunion ?
Dans une salle de crise, on convie généralement des personnes compétentes enfin on l’espère pour vous : chefs de projet, des experts dans le domaine (internes comme externes), managers, directeurs…
Et quand on réunit tout ce monde avec une pression sur les épaules, ça devient difficile de garder le calme et l’attention des participants.
Alors, on observe que la salle de crise se différencie d’une salle de réunion classique par ces trois facteurs :
La réactivité est la raison d’être de la salle de crise, en particulier ce qui concerne le matériel techno. Si vous attendez 10 minutes pour allumer l’écran, trouver le bon câble, sélectionner la source, et enfin partager votre contenu, on peut vous garantir que toute l’huile d’olive est en train de flamber…
L’information est au cœur de chaque réunion, mais lorsque l’on fait face à une situation de crise, il faut que l’on puisse partager chaque nouvelle info pertinente, à tous ses collaborateurs. Qu’elle soit interne (dans les bases de données) ou externe.
L’ergonomie, vient compléter nos trois derniers points. L’ensemble des participants doivent pouvoir partager, visionner, et dialoguer en hybride sans aucune friction. Là aussi le matériel est important, cette fois-ci du point de vue du confort d’utilisation.
En réunissant ces trois ingrédients, 100g de farine et un peu de sel : on obtient notre fameuse salle de crise.
Une salle conçue pour l’interaction, la rapidité, la concentration.
Comment ça se passe dans une cellule de crise ?
Comme on le disait plus haut, le risque d’une salle de réunion classique c’est de perdre le calme et l’attention des participants.
Pour contrer cela et dans une salle de crise, on va se servir de la technologie pour rendre le lieu interactif et agréable à utiliser.
Revenons à notre petite histoire d’huile d’olive : huit participants sont la salle de crise, deux autres à distance.
1 – Immersion sur un mur d’images
6 écrans dans la salle, disposés en rectangle ⤵️.
Tous ces écrans, aussi nommé mur d’image, permettent de s’immerger dans le contenu. Les participants sont alors focalisés sur les informations présentées dans la réunion.
Surtout, vous pouvez partager plusieurs fenêtres pour comparer, analyser, visualiser : les éléments clés pour la résolution de votre problème !
Plusieurs configurations sont possibles : plusieurs écrans ou groupes d’écrans, un ou plusieurs murs d’image (écrans à bords très fins), un ou des écrans LED (sans bords pour un écran de la taille de vos rêves !) …
2 – Partager du contenu rapidement depuis n’importe quel appareil
Au même moment, 3 participants souhaitent présenter des informations importantes.
- Pierre a analysé les assurances depuis son ordinateur portable sur Excel,
- Marie vient de réaliser l’état des pertes à l’entrepôt grâce à la base de données interne,
- Paul a trouvé des transporteurs sur son smartphone prêt à prendre en charge la marchandise aujourd’hui.
La salle de crise est configurée pour recevoir de la donnée depuis tous les supports, et depuis n’importe quelle base de données (interne ou externe).
3 – Dessiner, schématiser, annoter grâce à un tableau blanc
Difficile d’y voir clair avec toutes ces informations, pourtant il ne reste plus que quelques heures avant de prendre une décision.
Rapidement Luc dessine une mindmap. Il sépare toutes les possibilités, avec les options qui s’offrent à nous.
Le tableau blanc est connecté à la réunion (Teams/Zoom/Meet), tous les participants peuvent voir en direct les changements sur le tableau.
4 – Une salle hybride prête à intégrer tous les éléments de la War Room
Il y a 5 ans, jamais nous n’aurions pu croire qu’il est possible de gérer une situation de crise avec une partie des collaborateurs à distance.
Aujourd’hui, vous pouvez être aux Bahamas, et pourtant gérer une situation compliquée à l’autre bout du monde.
La salle de crise est en effet entièrement connectée : Théo et Magalie à distance sont bien heureux de pouvoir profiter des mêmes éléments que leurs collègues sur place.
En moins d’une heure c’est une affaire d’huile d’olive qui a été sauvée…
Comment équiper une salle de crise ?
Après avoir parcouru brièvement notre scénario catastrophe – digne d’un film de Steven Spielberg, voici un petit résumé de ce que peut contenir votre cellule de crise.
- On aura tendance à privilégier une disposition des chaises en U. Dans l’idéal les participants restent proches les uns des autres (covid friendly) pour que l’interaction soit facile.
- Point crucial, le partage de contenu. Dans une salle de crise, la plupart des participants ramènent leur propre appareil pour effectuer des recherches et établir une solution. C’est pourquoi une solution comme un ClickShare est plutôt convaincante : seulement 7 secondes pour partager son écran.
- Comme on l’évoquait plus tôt dans cet article, quoi de mieux qu’un tableau blanc ? On note, on efface, on re-note… Tout est directement transmis dans la visioconférence. Pratique non ? On pense ainsi à la caméra de tableau blanc Logitech Scribe.
- Disposer de plusieurs écrans est crucial. Parce que ans une war room on souhaite la meilleure immersion possible. Et avec tout le contenu qu’il y a à partager, c’est beaucoup plus agréable de visionner le tout directement.
- Enfin, il est aussi recommandé d’installer votre salle de crise dans une pièce isolée et insonorisée !
On vous conseille aussi de découvrir la solution Mezzanine de Oblong.
Bref, vous l’aurez compris, une cellule de crise est un endroit à part entière dans une entreprise. Un vrai cocon dédié à la concentration et à la productivité.
Vous pouvez compter sur Wipple pour vous aider à équiper ce haut lieu de décision !
