Vous connaissez le dicton : la première impression est la plus importante. On y pense souvent avant un entretien professionnel ou une 1ère rencontre avec Belle Maman ! Vous vous souvenez ?! 🙂
Passons les repas de famille et entrons dans le vif du sujet : comment faire bonne impression lorsque vos visiteurs entrent dans votre bâtiment d’entreprise ? Comment créer un parcours super fluide pour « laisser » une empreinte positive à leur départ ?
On vous présente, parmi tant d’autres, 4 technologies déployées chez nos clients pour créer du lien avec vos visiteurs : Proxyclick et la gestion de l’accueil, Sharing Cloud et son GroomPad, Ubblo la solution d’affichage dynamique et ClickShare pour présenter des documents.
Pourquoi vous ne devez pas vous louper ?
Que ce soit pour signer un contrat ou débaucher un super ingénieur, l’expérience vécue par le visiteur va influencer chaque décision.
Quand on parle d’accueil des visiteurs, on évoque en fait leur parcours chez vous ; soit tout ce que vos visiteurs vont vivre de l’enclenchement du bouton de sonnette au Ciao/Bye Bye/A la prochaine et si c’est « bisous », vous gagnez 10 points !
On pense alors aux expériences suivantes :
- L’accueil à proprement parler – via un(e) hôte(sse), une tablette, un coup de fil à un ami ?
- Le parcours dans le bâtiment – est ce que je dois faire 5 fois le tour du bâtiment avant de trouver mon interlocuteur et finir seul dans un couloir avec un café froid ? Ou pire, avant de trouver les toilettes…
- La facilité d’utilisation des équipements – est ce que votre client Jacques peut se servir de l’écran de la salle Acapulco ou va-t-il devoir vous envoyer un Powerpoint via Wetransfer pour le présenter ?
- L’atmosphère globale
Et j’en passe. Et ça mèle bien sûr plusieurs composantes :
- L’architecture et l’aménagement – pour cela on vous laisse vous référer aux meilleurs.
- L’humain et là dessus, pas de doute, vos équipes sont au top.
- Le Digital. Et avec le digital, le truc ultra positif c’est que même si vous n’avez pas un grand hall d’accueil avec une belle verrière et des palmiers partout, vous pouvez faire vivre des expériences très chouettes à vos visiteurs.
Techno #1 : Proxyclick pour la gestion de l’accueil et des visiteurs
Que ce soit en remplacement ou en complément de votre réceptionniste, Proxyclick vous permet d’assurer un accueil de qualité à tous vos visiteurs ! Via une application, vos visiteurs peuvent s’enregistrer à leur arrivée et Proxyclick se charge de notifier l’hôte. Votre hôtesse pourra ainsi suivre les venues sur un tableau de bord que vous aurez personnalisé selon vos besoins.
Vous souhaitez fournir des badges à vos visiteurs ? L’application le fait pour vous directement lors de l’enregistrement du visiteur (badge matériel ou dématérialisé). Proxyclick vous permet également d’envoyer des invitations aux visiteurs avant leur rendez-vous. Ils pourront recevoir par mail un plan d’accès, des adresses, des documents PDF ou encore votre numéro de téléphone si besoin.
Voici un exemple de parcours visiteur avec Proxyclick.
A un instant T, un membre de l’entreprise m’invite. Je réceptionne l’invitation dans ma messagerie. Je peux pré-compléter les informations relatives à mon profil (via un lien et toutes les infos sont enregistrées dans l’interface Proxyclick).
Le jour J, je me présente à l’accueil. L’hôte ou l’hôtesse d’accueil m’identifie. Mon invité sait que je suis là et c’est parti.
Bref, c’est hyper simple, personnalisable et fluide !
Techno #2 : Ubblo pour diffuser du contenu dynamique & à votre image
On vous en a parlé la semaine dernière : l’affichage dynamique peut être un puissant vecteur de communication s’il est bien pensé et utilisé !
Dans le hall d’entrée, avec un (ou plusieurs) écrans, vous pourrez à la fois renseigner ET motiver vos visiteurs. Si c’est pas magique ça…
Ici, on va privilégier un contenu attractif à votre image à destination des visiteurs ET des collaborateurs de l’entreprise. Images, vidéos, messages de bienvenue, météo et même trafic routier.
Dans les couloirs, vous pouvez aller un peu plus loin que dans le hall. Par exemple, un de nos clients lorsqu’il accueille des délégations (des invités ultraaaaaaa importants) actualise les contenus diffusés. La délégation se « sent comme chez elle » avec un p’tit message personnalisé, des visuels, etc. Le contenu est diffusé sur l’étage dans lequel la délégation est présente. Et qui n’aime pas les petites attentions ?
Dans les espaces d’attente spécialisés (et là je pense à la salle d’attente pour un entretien), vous pouvez y aller à fond ! Message de motivation, de guerriers, informations sur le poste ou sur la société (au cas où pour ceux qui n’ont pas révisé leur fiche de poste), flux twitter/facebook/instagram/& co…
Bref, il ne faut pas hésiter à se lâcher (si c’est dans l’ADN de votre entreprise évidemment).
Pour votre affichage dynamique, on a une solution plutôt (très) cool : Ubblo ! Vous pourrez afficher une vidéo corporate, le trafic routier, la météo ou même un planning des visiteurs attendus ce jour. Vous gérez tous vos contenus sur tous les écrans de votre entreprise de manière ultra simple.
Techno #3 : Le GroomPad de Sharing Cloud pour se repérer
Eh oui ! A priori, vos visiteurs ne sont pas juste là pour regarder votre fil d’actualité Facebook sur grand écran. Ils sont là parfois pour bosser. Sauf que… comment trouver une salle de réunion dans un bâtiment inconnu ? Et là, pour beaucoup trop d’entreprises, c’est encore un parcours du combattant pour trouver une salle disponible. Pour certains, c’est au petit bonheur la chance.
Tout ça peut être évité (ou presque) par un grand écran comme le GroomPad. Qu’est ce que c’est ? Il s’agit d’un écran de 43 ou 55 pouces sur lequel vos visiteurs pourront :
- Trouver une salle : Grâce au plan interactif 3D, ils visualiseront l’ensemble du bâtiment et pourront chercher la salle de réunion dans laquelle ils doivent se rendre.
- S’informer : avec le GroomPad, vous pouvez afficher l’état du trafic routier, l’horaire du prochain métro ou informer des dernières actualités corporate.
- Accéder aux services de conciergerie : vous avez besoin d’un taxi après votre réunion ou d’un accès wi-fi ? GroomPad s’en occupe ! Et cela permet également à vos visiteurs de signaler un problème (ménage, éclairage, climatisation, etc.).
Techno #4 : « Est-ce que je peux afficher mon ordinateur ? »
On l’a tous connu ce moment. Ce moment où votre potentiel futur client vous demande s’il peut afficher quelque chose sur l’écran de votre salle de réunion. Ce moment où vous cherchez frénétiquement le câble qui correspond. Et que quand vous l’avez enfin trouvé, ce potentiel client vous dit « ah mais non, je suis sur Mac moi ». Arghhh
Bon on va finir par croire que vous aimez vous compliquer la vie ! Là encore, il existe des solutions tellement simples pour éviter ce genre de situations. Comme le bouton Clickshare de Barco par exemple ! Nous avons écrit un article sur ce système d’affichage sans fil, n’hésitez pas à y jeter un coup d’œil. Franchement : un bouton, un clic et c’est affiché ! Convaincant, non ? Votre visiteurs n’a rien à installer sur son PC. Et c’est une des grosses forces de ce système !
Grâce à ce genre d’installations, vous montrerez à votre futur partenaire que vous êtes une entreprise qui travaille de manière simple et efficace. Vos arguments et vos échanges auront beaucoup plus d’impacts s’ils sont faits dans de bonnes conditions. Vous n’aurez pas à vous soucier de problèmes d’affichage. Vous n’aurez qu’à faire de votre mieux pour convaincre ce potentiel collaborateur ou client que vous êtes l’entreprise qu’il leur faut. Comme on vous l’a déjà dit, notre métier au fond, c’est de simplifier le vôtre.
Pour aller plus loin : Oh la belle bleue !
Non, je ne vais pas vous demander d’organiser un feu d’artifice pour chacun de vos nouveaux clients. On va plutôt parler de déco ! Je sors ma salopette de Valérie Damidot et je vous explique.
Comme on vous l’a expliqué dans beaucoup d’articles (comme dans cet article sur les besoins de votre bâtiment d’entreprise), la décoration de vos locaux a énormément d’importance. Auprès de vos futurs clients ou collaborateurs, la décoration symbolisera la culture de votre entreprise. Est-ce que vous voulez donner une image froide et stérile de votre entreprise ? Je ne crois pas. Alors pourquoi vouloir peindre tous les murs en blanc et installer du mobilier en inox ?
Alors choisissez plutôt de mettre de la couleur, en fonction de vos valeurs et de votre image. Le bleu pour rassurer et apaiser ou le rouge pour passer à l’action, on vous a tout dit dans cet article sur les idées reçues des espaces de travail. Et l’image que vous renvoyez passe également par le mobilier. Les fauteuils dans l’entrée sont une bonne façon de paraître accueillants et chaleureux. Mais en salle de réunion, ils pourraient vous faire passer pour des personnes qui se la coulent douce. Alors qu’une table et des assises hautes vous donneront l’image de quelqu’un qui est dans l’action.
Alors maintenant que vous avez toutes les clés en main (de rien, c’est cadeau), demain matin, quand vous rentrerez dans les locaux de votre entreprise, regardez votre environnement avec un œil neuf. Et dressez la liste de ce que vous pouvez améliorer ! Et appelez-nous pour qu’on s’occupe du reste !
