Longtemps utilisé par l’industrie automobile, l’adjectif hybride a fait sa grande entrée dans le monde professionnel & celui de l’éducation.
On entend ainsi à tout va : “Hybride Workplace”, “Formations Hybrides”, “Réunions hybrides”, et j’en passe 🙂
D’ailleurs, selon notre partenaire Barco (fabricant des solutions Clickshare), 29% des réunions de demain seront des réunions hybrides. 

Alors si vous avez un doute quand on parle de mode hybride ou de réunion « hybride », voici un petit article pour vous aider à y voir plus clair.

Qu’est-ce qu’une salle de réunion hybride ?

Allons droit au but !
Une salle de réunion hybride est une salle dans laquelle se déroule une réunion avec :

  • Des participants en présentiel, c’est à dire dans la salle ;
  • Des participants à distance, en télétravail par exemple.

Comprenez donc simplement que c’est une salle de visioconférence !

salle de réunion hybride

Pourquoi votre entreprise a besoin de salles de réunion hybrides ?

Avec la généralisation du home-office, la salle de réunion hybride est un peu le « must-have ».
Ce concept de salle de réunion hybride vient répondre à une réelle nécessité : permettre à tous les salariés d’effectuer dans les meilleures conditions une réunion peu importe leur localisation !

Pourquoi dans les meilleures conditions ?

“Hein ?”, “Ohh c’est quoi ce bruit de fond ? J’entends rien !”

Et oui, déjà que participer à une réunion ce n’est pas toujours passionnant, alors si en plus, on a du mal à communiquer, c’est franchement énervant.

 

Le premier enjeu d’une salle de réunion hybride est donc de permettre aux personnes sur site et à distance de “communiquer”, comme si elles étaient au même endroit.
Dans l’idéal, la réunion doit aussi démarrer aussi vite que si tous les participants étaient réunis “en vrai”.

“Tu présentes ton Powerpoint là ? Parce que je ne vois rien de chez moi…”

Le second enjeu de cet espace est sûrement le plus difficile à atteindre. Il s’agit d’offrir aux participants distants, les mêmes possibilités que les participants sur site.
Et cela, qu’il s’agisse d’une simple présentation ; ou même de donner l’accès à distance à des outils de collaboration.
On peut par exemple citer des outils de post-it digitaux si la salle de réunion est équipée en conséquence.

En bref, grâce à une salle de réunion hybride, TOUS les participants profitent d’une expérience utilisateur la plus agréable possible; et cela qu’ils soient dans la salle ou en dehors.
Dans le meilleur des cas, les participants distants ont même cette sensation de « Comme si on était dans la même pièce » (le graal  des fabricants de solutions de visio).

Quand hybride rime avec technologie

Vous pourrez crier aussi fort que vous voudrez dans votre salle de réunion, seule la technologie va vous permettre d’être entendu et vu à distance 😉

Il essentiel d’équiper votre salle d’un véritable écosystème de technologies ; généralement compatibles avec votre plateforme de communication à distance (Microsoft Teams, Google Workspace, Zoom et compagnie).
L’objectif derrière tout cela est d’obtenir une réunion productive et agréable.

Le matériel à utiliser est donc la première question à se poser lorsqu’on met en place une salle de réunion hybride.

Les deux types de salle de réunion hybride

Il existe deux grandes catégories de salle de réunion hybride.

Premièrement, on retrouve les salles avec un fonctionnement de salle autonome, aussi nommé Bring no Device. Dans ces salles, la visioconférence est portée par la salle. Vous pilotez la visioconférence via une tablette tactile dans la salle.

Et il y a les salles avec un fonctionnement non autonome, aussi nommé Bring Your Own Meeting. Ici, c’est le PC utilisateur qui va porter la visioconférence.

Dans certaines configurations les fonctionnements sont possibles.

Les solutions matérielles dans une salle de réunion hybride

On vous l’accorde, au début c’est difficile de s’y repérer… Mais en tant qu’experts, on va vous présenter les points sur lesquels s’attarder 😉 :

L’écran de la salle

Votre moniteur, c’est la base des équipements. Sans écran, on ne voit pas les participants distants, pas votre magnifique Powerpoint.
Il peut s’agir d’un seul ou de plusieurs écrans.
On s’interrogera donc en premier sur le nombre de participants moyens dans la salle, puis sur le recul dans la pièce et enfin sur l’usage désiré afin de déterminer la taille parfaite de votre écran, ainsi que le nombre d’écran(s).

On peut aussi opter pour un écran tactile, en fonction des besoins. Ce dernier peut être super utile pour une salle hybride de créativité par exemple !

ecran pour salle de réunion hybride

La caméra

Choisir sa caméra ce n’est pas toujours facile, il en existe plusieurs types (on en parle dans notre article de blog réservé aux typologies de caméra de visioconférence).

En fonction de sa salle et du nombre de participants, on peut choisir une caméra avec framing, grand angle, ou fixe… Aujourd’hui il existe même des caméras qui recadrent automatiquement sur la personne qui parle (un bonheur pour les participants en ligne 😊).

C’est indispensable d’avoir une bonne caméra pour être bien vu par ses collaborateurs comme la Logitech Rally Bar, qui offre une qualité d’image incroyable.

caméra pour salle de réunion hybride

Le système de son

Avoir un système de son performant est la base de toute salle de réunion hybride, tant au niveau du micro que des hauts parleurs. Il est essentiel d’être bien entendu et de bien entendre.

Un bon microphone, c’est un appareil qui sait se concentrer sur la voix d’un seul participant et qui égalise le volume sur toute la salle.

Le haut-parleur quant à lui doit émettre le son des participants de manière uniforme aussi pour que tout le monde puisse se sentir à l’aise et échanger librement !

 

haut parleur salle de reunion hybride

Votre plateforme

Alors ? Plutôt Teams, Zoom ou Google Meet ?

Rassurez-vous, dans tous les cas vous avez fait le bon choix.

Mais votre salle de réunion hybride devra s’adapter à votre solution de visioconférence, pour créer de véritables pièces dédiées à la Visio-conférence comme une Teams Room, Zoom Room ou encore une salle de réunion Google Meet.

Partager du contenu

Ici plusieurs questions se posent (aussi).
Tout va dépendre du besoin !

Dans la majorité des cas, on va opter de la présentation via un câble ou via une solution de présentation sans fil.
On peut ici profiter des solutions comme ClickShare qui permettent en un clic de partager du contenu depuis un ordinateur portable. Et cela en 5 secondes seulement.

clickshare salle de reunion

Rendre sa salle de réunion plus inclusive

Comme vous l’avez vu, chaque détail compte. Et c’est ça qui fait la beauté des salles de réunion hybrides, elles sont spécialement conçues pour l’expérience utilisateur de l’ensemble des participants.

Le but de Wipple est d’effacer ce sentiment du « C’est mieux en vrai qu’à distance », et la solution c’est de rendre l’expérience fluide et naturelle. (Oups ! On a révélé la recette secrète…)

Pour découvrir comment se passe concrètement une intégration audiovisuelle de salle de réunion hybride jetez un coup d’œil à notre article de blog sur l’intégration chez Theodo.

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