PowerPoint : Ce qu’on ne vous a pas dit sur vos présentations en réunion

Si je vous disais qu’il y a un point commun entre vous et le général à la tête des forces américaines en Afghanistan, vous resteriez perplexe ? Et bien c’est le cas pourtant ! Vous avez tous les deux à subir des PowerPoint indigestes lorsque vous êtes en réunion avec vos collaborateurs.  A part si vous êtes un petit chanceux 😉

PowerPoint. Le Saint Graal de toutes les réunions… en apparence. Il est utilisé en moyenne 30 millions de fois par jour dans le monde*. Les entreprises, les écoles et même l’armée américaine les subissent. Pourquoi subir ? Parce qu’il se trouve que les PowerPoint ne sont pas si efficaces que ça. Alors on va vous donner quelques conseils pour faire en sorte qu’ils le soient… un maximum !

Le PowerPoint fait partie d’un tout

Pour commencer, votre fichier PowerPoint n’est qu’un support.
Vous pourriez avoir le plus incroyable des fichiers Powerpoint, si vos collègues sont dans un mauvais mood, il risque de tomber à plat.

Mettez votre audience dans une bonne posture !

Première chose à faire : pensez à bien choisir votre environnement.
Assurez-vous que la salle de collaboration que vous avez réservée correspond bien aux besoins de votre réunion. Est-elle assez grande pour que les participants n’aient pas à s’asseoir sur un coin de table ? Est-elle équipée des outils nécessaires (visioconférence, logiciels d’idéation, etc.) ? Ces points seront essentiels pour donner une bonne impression aux participants. On vous en dit plus sur les typologies de salle dans cet article

Bien sûr, assurez-vous également d’éliminer les bêtes noires de la réunion inefficace : la durée (trop longue) et le manque d’engagement ! Si vous commencez à avoir des fourmis dans les jambes, il est peut-être temps de raccourcir la réunion. De même, si vous apercevez un collègue qui cligne des yeux et baille, il est grand temps de poser quelques questions et de faire interagir votre audience.

Soyez clair et concis

La première règle à respecter pour un PowerPoint efficace est la suivante : 1 slide = 1 idée.
Pas d’exception. Pas de « oui mais c’est plus ou moins la même idée, c’est juste une petite particularité en plus ». Si vous avez plusieurs idées par slide, votre audience risque de ne retenir ni l’une, ni l’autre. Un peu comme quand vous écoutez plusieurs discussions en même temps aux repas de famille.

Evitez l'esprit "repas de famille" en réunion !

Et comme le dit David JP Phillips, suivez le chiffre magique : 6 ! Pas plus de 6 objets par slide.
Arrêtez les listes à rallonge, votre audience ne saura jamais tout retenir.
Arrêtez les listes à rallonge, votre audience va lire la présentation au lieu de vous écouter. Il a dit quoi déjà Robert ? T’inquiètes c’est écrit sur sa prés’.
Arrêtez les listes à rallonge, car la 1ère chose que votre audience va se dire, c’est “oula, ça va être chiant”…
Si votre liste est trop longue, tentez de la segmenter sur plusieurs slides en suivant une certaine logique.

Pour aller plus loin : C’est vous la star. Vous parlez. Pas le Powerpoint. Alors si vous voulez de l’attention, optez pour une image plutôt que des listes. Votre audience n’en sera que plus attentive. Et vous un peu plus stressé de parler sans antisèche 🙂

Jouez sur les animations

Non, les animations ne servent pas uniquement à faire apparaître une slide en tourbillonnant. Et n’utilise surtout plus le tourbillon malheureux !
Les animations Powerpoint, bien choisies, et utilisées avec parcimonie, servent à mettre en avant ce qui est important dans votre présentation, à segmenter l’ordre d’apparition des idées.
Par exemple, si vous présentez le nouvel organigramme de l’entreprise, n’affichez pas d’un seul coup toutes les strates de la boite. Non non non. Faites-les apparaître au fur et à mesure afin qu’elles correspondent à ce que vous êtes en train de dire.
Votre audience visualisera plus facilement l’idée et ne sera pas perdu dans un schéma sans début ni fin.

Note à vous même : On opte pour les animations les plus sobres, type “Fondu”, “Apparaître”. Et quand on en choisit une, on s’y tient sauf exception. Le rendu n’en sera que meilleur et vous n’aurez pas perdu 15 mn à tester toutes les animations disponibles pour finalement opter pour votre premier choix.

Le PowerPoint est votre assistant, pas votre remplaçant

N’oubliez jamais que votre diaporama n’est pas là pour dire les choses à votre place mais pour appuyer vos propos. Je me répète, je sais.
S’il dit la même chose que vous, alors envoyez-le par mail bordel ! N’organisez pas une réunion pour lire un Powerpoint ! Ça fera gagner du temps à tout le monde.
Faites une réunion si vous apportez de la valeur à votre audience ; si ce que vous allez dire ne peut pas être expliqué sur quelques slides ; si vous avez besoin d’un retour de vos collègues.

Votre PowerPoint est un support. Il est là pour faire ce que vous ne pouvez pas faire : montrer.
Vous pourrez expliquer de la meilleure des manières à quoi ressemble le design de votre produit, un visuel le fera toujours mieux. Désolée pour vous.
Et c’est pour ça que vous pouvez avoir besoin d’un PowerPoint.
De même, à part si vous répétez une statistique 10 fois d’affilé, le chiffre écrit noir sur blanc (ou blanc sur noir) en grand, gros, gras, clignotant retiendra plus facilement l’attention de votre audience.

Les statistiques, une raison valable d'utiliser un diaporama

Et si vous n’êtes toujours pas convaincu, John Sweller et Mayer le disait avant moi : si vous écrivez sur le PowerPoint des phrases que vous dites à l’oral en même temps, alors les participants à la réunion ne retiendront ni l’un, ni l’autre.
Et on vous oubliera. Vous finirez seul(e), dans votre bureau. Et un jour, Martine se demandera ce que vous êtes devenu et on se souviendra avec humour de vos Powerpoint trop chargés. Bon, j’extrapole un peu là 🙂

On s’appuie sur la logique du cerveau humain

A votre avis, pourquoi les panneaux STOP sont en rouge avec le texte écrit en majuscules ? Parce que notre cerveau est attiré par la couleur, le grand et le mouvement comme une guêpe est attirée par votre part de melon en été. Vous savez, quand vous êtes sur la terrasse en train de déguster du jambon de Bayonne avec du melon ? Oui je suis peut-être en manque d’été. Le Nord c’est sympa quand même. Mais je manque de soleil. Alors je vous parle de Powerpoint. Voilà…

Enfin bref, si on revient à l’essentiel : faites preuve de bon sens quant au design de vos slides. Si le contenu est hyper important, ne l’écrivez pas en jaune pastel sur un fond blanc. S’il vous plait. Pensez à contraster pour faire ressortir ce qui doit l’être !

Astuce : on peut utiliser les couleurs complémentaires. Bleu / Orange, etc.

Adieu PowerPoint ?

Et si la solution pour nous sauver des PowerPoint inefficaces, c’était de les supprimer

C’est une idée de Jeff Bezos, fondateur d’Amazon et personne la plus riche au monde. Chez Amazon, il a interdit les PowerPoint. Rien que ça. Les collaborateurs s’appuient alors sur des mémos de 6 pages maximum que les participants lisent au début de la réunion. Les mémos sont construits de manière narrative, avec des phrases et non avec des listes. Ils permettent de rappeler le contexte et de donner les informations nécessaires aux échanges qui vont suivre.

Les employés d'Amazon lisant leur mémo au début de chaque réunion

Voilà, on en pense ce qu’on veut. C’est une idée à prendre ou à laisser. Ou à partir de laquelle trouver de l’inspiration.
C’est une bonne idée pour éviter les réunions de pure descente d’informations. Et ça force l’audience à être plus investie.

Nous chez Wipple, en toute transparence, on se sert pas mal de Powerpoint parce que c’est un outil auquel tout le monde a accès, c’est pratique.
Chez Wipple, on apprend à faire des bons Powerpoint.
Car oui, quand c’est bien utilisé, c’est un super outil pour construire un support visuel. Visuel, pas “textuel” hein !
Et puis, on essaie déjà de supprimer les salles de réunion ici. Alors on laisse à Jeff ce combat 🙂

Et vous ? Alors vous adoptez la méthode de Jeff Bezos ou vous préférez garder les PowerPoint… en les améliorant, bien sûr ?
En tout cas, si vous décidez de passer à des présentations plus interactives, on peut vous proposer 2-3 solutions pour ça. On s’appelle ?

 

 

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