Microsoft a annoncé la sortie des Microsoft Teams Panels, des boîtiers de réservation de salle, compatibles avec la licence Microsoft Teams Room. Ce produit est donc dédié aux entreprises Teams à la recherche d’une solution de réservation de salle pour les espaces réservables.
On vous explique dans cet article pourquoi il faut étudier cette alternative si vous cherchez une solution de réservation de salle ou si vous avez un projet Digital Workplace / Smart Building.

Microsoft Teams Panels : c’est quoi ?

Vue d’ensemble

Un Microsoft Teams Panel, c’est une petite tablette tactile certifiée par Microsoft et positionnée à l’entrée d’une salle de réunion. Sur cette tablette, n’importe quel utilisateur peut réserver une salle de réunion ou visualiser l’état d’occupation de la salle. Elle est connectée à l’agenda Exchange de la salle et plus globalement à celui des salles du bâtiment.

En bref, c’est un boîtier de réservation de salle dédié aux entreprises qui utilisent Teams.

Les équipements et la licence

Pour qu’un Microsoft Teams Panel soit fonctionnel, il vous faut :

  • Une tablette tactile disponible auprès de Crestron et prochainement auprès de Yealink. D’autres partenariats devraient voir le jour prochainement.
    Chez Crestron, voici les références qu’on vous propose :

    • Crestron TSS-1070 – tablette tactile 10” – Prix public : 1.586,00 €
    • Crestron TSS-770 – tablette tactile 7” – Prix public : 1.290,00 €

microsoft teams panels

  • Une licence Teams Meeting Room Standard ou Premium pour votre salle de réunion.
    Et bonne nouvelle, si vous équipez une Teams Room d’un Microsoft Teams Panel, vous n’avez besoin que de la tablette ! En effet, comme votre salle dispose déjà d’une licence Teams Room, il est inutile de prendre une licence supplémentaire.
  • Puis pour finir un bon intégrateur <– c’est nous 🙂

Les fonctionnalités des Microsoft Teams Panels

Côté Utilisateur : les fonctionnalités

Le gros enjeu côté Utilisateur est de trouver une salle de réunion le plus rapidement et le plus facilement possible.
Ainsi les Microsoft Teams Panels offrent les fonctionnalités suivantes :

  • État de disponibilité de la salle 
    Vous pouvez voir l’état de réservation d’une salle de réunion équipée d’un Microsoft Teams Panel grâce à des indicateurs LED. Le vert indique que l’espace de réunion est disponible. Le rouge ou le violet indique que l’espace de réunion est réservé.
  • Réservation d’une salle de réunion
    Directement sur la tablette de réservation de salle Teams, vous pouvez réserver un espace de réunion libre. 
  • Visualisation d’informations relatives aux réunions en cours ou à venir
    En un coup d’œil, vous obtenez des informations sur une salle de réunion, y compris son emplacement et sa disponibilité. Pour une salle de réunion réservée, vous pouvez y voir les principaux détails de la réunion tels que le titre, le planning et l’organisateur.
  • Recherche d’une salle de réunion disponible à proximité
    Vous accédez alors à un plan sur lequel les salles de réunion réservables apparaissent avec leur état d’occupation. Vous pouvez alors directement réserver une salle disponible.
  • Accès à des services tierces
    Si votre entreprise a couplé la solution avec des applications tierces.

Côté Utilisateur : l’expérience

Lorsqu’un utilisateur arrive face à un boîtier de réservation Microsoft Teams, il découvre cette interface.

Dès lors, voici un petit aperçu de ce qu’il peut faire :

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Visualisez rapidement l’état d’occupation de la salle de réunion.

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Nom de la salle de réunion

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Possibilité de réserver la salle de réunion quand elle est disponible. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous pouvez paramétrer les détails de votre réunion.

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Réunion à venir

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Réunion en cours

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Applications

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Trouver une salle disponible à proximité => ouvre un plan du bâtiment. Vous pouvez ensuite directement réserver la salle sur le boîtier.

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Capteur de proximité pour une expérience sans “toucher”

  1. L’utilisateur voit d’un coup d’œil l’état d’occupation de la salle de réunion (vert = libre / rouge ou violet = occupée).
  2. Il voit aussi le nom de la salle de réunion.
  3. Il peut réserver la salle de réunion quand elle est disponible. En cliquant sur ce bouton, il peut paramétrer les détails de sa réunion.
    teams panels microsoft réservation de salle
  4. Il visualise les détails des réunions à venir,
  5. Ou les détails de la réunion en cours si la salle est déjà occupée.
  6. À tout moment, il peut lancer une application tierce pour profiter de services supplémentaires.
  7. S’il ne trouve pas de salle disponible, il peut accéder à un plan du bâtiment sur lequel il pourra immédiatement réserver une salle à partir du boîtier.
  8. Enfin, la tablette Crestron dispose de capteurs de proximité pour une expérience “touchless”.

Côté Administrateur (immobilier, service généraux, IT…)

Si vous êtes Administrateur, vous bénéficiez d’atouts intéressants :

  • Une plateforme centralisée pour gérer vos licences
    Vous avez accès à toutes vos licences depuis votre Microsoft Teams Admin Center et Intune.
  • Possibilités de personnalisation
    Vous pouvez modifier l’apparence par défaut des panneaux via les paramètres, comme l’image de fond ou la couleur d’occupation.
  • Possibilités de lier des applications tierces
    Il n’y a pas encore beaucoup d’informations à ce sujet mais très prochainement, vous pourrez coupler la tablette à des applications (idéal si vous possédez une application de services par exemple).

Un onglet Microsoft Teams Pannel sera disponible

Contactez-nous dès à présent pour obtenir plus d’informations.

Pourquoi les Microsoft Teams Panel pourraient chambouler le marché des boîtiers de réservation de salle pour les clients Teams ?

Vous l’avez sûrement compris, les Microsoft Teams Panel permettent, à peu de chose près, de faire les mêmes choses que les boîtiers de réservation de salle qu’on connaît déjà bien et qu’on aime beaucoup ! Toutefois, nous suspectons que l’approche simplifiée offerte par Teams bouleverse le marché de la réservation de salle. Alors pourquoi opter pour cette solution plutôt qu’une autre ?

Qu’est ce qu’un Microsoft Teams Panel ne fait pas ?

Pour bien comprendre ce que vous apporte un Microsoft Teams Panel, c’est toujours mieux de comprendre ce qu’il ne vous apporte pas.

À ce jour :

  • Les applications d’extension évoquées plus haut ne sont pas encore disponibles.
  • Il n’y a pour le moment pas de libération automatique de la salle de réunion si la réunion est annulée.
  • Seuls deux constructeurs sont compatibles : Crestron et bientôt Yealink. D’autres vont arriver mais nous ne savons pas encore qui, ni quand.
  • Actuellement, il n’y a pas d’authentification RFID ou NFC embarquée. On peut imaginer ajouter un boîtier externe pour contrer ce point faible mais ça ne reste pas la plus sexy des solutions.
  • Nous n’avons pas réellement d’informations sur les statistiques que l’on peut recueillir pour mieux gérer les salles de réunion.

Et si malgré ces petits points faibles, les Microsoft Teams Panels vous intéressent toujours, lisez la suite 😉

Pourquoi ça reste une solution intéressante si vous souhaitez vous équiper ?

Parce que c’est simple !

Côté Administrateur, y’a pas à dire : ça peut simplifier la vie de plus d’un d’entre vous. Vous utilisez une seule plateforme pour gérer vos Microsoft Teams Rooms. C’est efficace et pratique !

Parce qu’il n’y a pas de coûts logiciels pour les MTR

Comme indiqué plus haut, si vous équipez une Microsoft Teams Room avec un Teams panel, il vous faut juste la tablette puisque vous avez déjà une licence Teams pour la salle. Et c’est une belle économie ! Pour les autres salles (comprenez les “non-Teams Room”), il vous faut une licence Teams Room Standard ou premium.

Parce que Microsoft est investi à 100% sur Teams et tout ce qui y touche

Force est de constater qu’en 1 an, Microsoft a avancé plus vite sur les fonctionnalités de Teams que jamais. Teams devient un outil central de collaboration et de gestion des réunions. En optant pour un Microsoft Teams Panel, vous misez sur la capacité de Microsoft à nous épater.

D’ailleurs à ce sujet, leur roadmap pour les Teams Panel est vraiment intéressante. Microsoft travaille en effet sur le déploiement de nouvelles fonctionnalités, notamment :

  • Un avertissement sur la tablette quand la capacité maximale de la salle est atteinte.
  • La libération automatique de la salle pour éviter les ghost-meetings grâce à une fonctionnalité de Check-in.
  • La possibilité d’envoyer une notifications Teams aux personnes dans la salle si jamais vous attendez devant la porte et qu’ils ont du retard. Evidemment seules les personnes présentes dans la salle recevront la notifications et non celles à distance.

En résumé, Microsoft pourrait sûrement rattraper son retard et nous surprendre quant aux points faibles soulevés plus haut.

Conclusion ?

Nous avons hâte de voir ce que Microsoft nous réserve. Le produit est déjà prometteur quand on considère sa roadmap.
Comme Microsoft l’a fait sur la salle de réunion avec ses Teams Rooms, pourra-t-il à nouveau s’imposer sur la réservation de salle avec les Teams Panel ? La réponse prochainement…
Si vous souhaitez en savoir plus, contactez-nous !

 

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