[Livre Blanc] Comment bien équiper une salle de réunion ?
« Je souhaite équiper une salle de réunion.
Quelles technologies me conseillez-vous ? »
Cette question nous l’entendons plus de 20 fois par jour.
Et notre réponse chez Wipple est toujours la même : « que souhaitez-vous faire dans votre salle de réunion ? », « quel logiciel de visioconférence utilisez-vous ? ».
Alors évidemment, oui : la taille de votre salle de réunion a de l’importance. Mais ce n’est pas le principal.
Dans ce livre blanc, nous vous donnons les clés dans le but de:
vous poser les bonnes questions,
choisir les bons équipements (écran, système de visioconférence, caméra, micro, enceinte, …).
Une fois votre lecture achevée, vous serez en mesure de choisir les bonnes technologies pour équiper votre salle de réunion.
Les réunions ont mauvaise presse. Vous avez sûrement déjà lu ces statistiques accablantes : 48% des réunions sont considérées non-productives et seulement 1⁄4 des réunions aboutissent à une prise de décision*. La réunion est sans doute l’un des gouffres de productivité les plus importants de l’entreprise.
*Opinion Way, les écueils du travail collaboratif en entreprise
# La réunion serait un mal nécessaire
La réunion constitue aujourd’hui l’expression la plus répandue du “travailler ensemble” de sorte que nous passons nos journées à entendre parler de réunion, ou pire, à être en réunion. La supprimer serait prendre un risque considérable sur le niveau général de collaboration dans l’entreprise. Pour reprendre une expression pleine de clairvoyance d’un de nos clients : « La réunion serait un mal nécessaire ».
Triste vérité ?
La réunion est «nécessaire»: «Travailler ensemble» est la raison d’être de l’entreprise. En effet, l’entreprise est née parce que l’intelligence collective est supérieure à la somme des intelligences individuelles voilà pourquoi il est plus efficace de travailler ensemble pour un même objectif que travailler individuellement.
La réunion « serait un mal » : Repensez à vos dernières réunions pour vous en convaincre : actuellement, la réunion n’est pas la collaboration. Ce qu’on appelle la réunion c’est simplement un moment de partage, de synchronisation : un moment peu engageant souvent trop long, au format peu adapté, pas assez préparé.
On arrive à la fameuse équation : Trop long + Non engageant = Ennuyeux.
Et à son fameux résultat : 80% des personnes qui sortent de réunion ont l’impression d’y avoir perdu leur temps.
Enfin, s’il suffisait de se mettre à plusieurs autour d’une table pour créer de l’intelligence collective; toutes nos entreprises rencontreraient un succès.
Mais non, malheureusement, il n’y a pas de magie de groupe.
# L’espace de réunion doit être spécialisé
Nous ne sommes pas en train de vous dire que la réunion n’est pas importante. Et comme vous l’avez compris, nous ne résumons donc pas la collaboration à la réunion.
Multiplier les salles de réunion conduit à multiplier les réunions.
Chez Wipple, nous sommes convaincus que la solution est d’arrêter de multiplier « les salles de réunion ».
Notre conviction est qu’il faut “spécialiser” les salles de réunion.
En effet, la réunion n’est pas une activité ou un usage en soi.
Quand on se réunit dans une salle de réunion, l’enjeu n’est pas de faire une réunion, l’enjeu c’est « de faire avancer la nouvelle stratégie marketing» ou « de réduire les centres de dépense de l’usine », etc. Il y a un usage derrière chaque réunion : échanger, décider, créer, etc.
On vous propose donc une nouvelle spécialisation de salles de réunion. Chez Wipple, nous parlons de : salle de synchronisation, salle de créativité et salle de crise. Cette spécialisation n’a évidemment ni vocation à être exhaustive ni à s’appliquer à tous en l’état.
La salle de synchronisation :
Plus de 80% des réunions servent à se synchroniser.
C’est-à-dire à présenter/se mettre d’accord sur un sujet, avec d’autres personnes.
Le hic, c’est que ces réunions, souvent trop longues avec des contenus peu engageants, mènent à l’inefficacité.
L’enjeu de l’espace de synchronisation, c’est donc de diminuer le temps de réunion et créer plus d’engagement.
Une salle de créativité est un espace dans lequel vous allez créer une dynamique créative entre les différents participants supérieure à celle qui aurait pu être créée dans un espace lambda.
C’est un espace dans lequel l’enjeu est de générer des idées, un processus, etc.
Le digital ou les technologies dans ce type d’espace ne sont pas obligatoires.
Par exemple, un tableau blanc et des post-its pourraient « faire l’affaire » . Toutefois, le digital peut vous permettre d’amener plus d’efficacité dans le processus de créativité.
La salle de crise :
Finalement la salle de crise (tout est dans le nom) permet aux équipes de pouvoir prendre la meilleure décision possible le plus rapidement possible.
On peut aussi nommer cet espace la salle de crise.
Dans ce livre blanc, nous allons nous concentrer sur la fameuse salle de synchronisation, la plus connue !
➔ Envie d’aller plus loin ?
Retrouvez notre article : « Chérie j’ai supprimé les salles de réunion » : Partie 1 et Partie 2.
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2. Se poser les bonnes questions
Vous avez remarqué que nous avons à peine parlé de digital ou encore de technologies jusqu’à maintenant ?
Pardon parce que vous lisez ce livre blanc pour cela.
Nous en avons peu parlé car le digital n’est pas l’enjeu. Le digital est le moyen.
On pourrait d’ailleurs imaginer que l’ensemble des usages relatifs à la synchronisation soit réalisé sans technologie, sans digital. Ainsi, vous pouvez par exemple très bien entrer en réunion, prendre des notes sur un tableau blanc et être efficace.
Mais sans le digital, c’est impossible de faire profiter tous les participants présents et distants du même niveau d’information ; de faire évoluer un fichier en direct.
Dans cette partie, nous vous aidons à vous poser les bonnes questions avant d’équiper votre salle. Et se poser les bonnes questions, c’est déjà 90% du travail pour ensuite créer un espace de synchronisation efficace et utilisé par vos équipes !
#1. Quelle est l’expérience attendue dans une salle de réunion ?
Cette 1ère question est très ouverte.
Qu’est ce que vous attendez réellement de votre salle de réunion ? Qu’est-ce que les utilisateurs peuvent y faire ? Combien y a-t-il de participants ?
Imaginez une « réunion type », du début à la fin pour répondre à cette question. Il est possible que certains éléments vous aident à répondre aux questions suivantes.
#2. Est-ce que j’ai besoin de communiquer à distance depuis ma salle de réunion ?
Aujourd’hui, 4 réunions sur 5 se déroulent avec un participant distant.
Il a donc de grandes chances que votre salle de réunion soit hybride (capable de communiquer à distance).
Expérience Bring No Device :
J’arrive dans la salle et je lance ma visio depuis une tablette tactile dédiée à la salle.
Dans une expérience Bring no Device (=venez sans PC), la visioconférence est « portée » par les équipements de la salle. La salle est ainsi configurée pour fonctionner sur Zoom, Teams ou Google. Ici, vous pilotez la visioconférence via une tablette tactile dans la salle. Vous pouvez donc venir les mains vides.
Expérience Bring your own Device : J’arrive dans la salle et je lance ma visioconférence via mon ordinateur personnel.
Dans une expérience “Bring your own meeting” (=venez avec votre propore réunion), la visioconférence est portée par un PC utilisateur. Il faut donc brancher un ordinateur à la caméra et au micro de la salle puis lancer la réunion depuis l’ordinateur en question.
Expérience Bring No Device ET Bring Your Own Device :
J’ai le choix. Soit je lance la visioconférence depuis la tablette de la salle, soit je la lance depuis mon ordinateur.
Si votre réponse inclut une « Expérience Bring your own Device » , quelle solution de visioconférence votre entreprise utilise-t-elle en majorité :
Microsoft Teams
Zoom
Google Meet
Autres…
#3. Comment présenter du contenu sur l’écran de la salle ?
Pendant une réunion de synchronisation, le besoin de base est de présenter un fichier à l’ensemble des personnes présentes. Ainsi, quelle expérience préféreriez-vous ?
Expérience câblée :
Je branche un câble à mon ordinateur et mon fichier apparaît sur l’écran.
Expérience sans fil :
Je lance un logiciel ou je branche un dongle sur mon ordinateur et mon fichier apparaît sur l’écran.
Expérience sans fil ET câble :
J’ai le le choix. Soit je branche un câble, soit je présente sans fil. Les deux sont proposés dans la salle.
N’hésitez pas à contacter Wipple, intégrateur audiovisuel spécialiste des salles de réunion, pour avoir une idée plus précise de votre besoin et des solutions que l’on peut vous proposer.
#4. Est-ce que j’ai besoin de prendre des notes pendant ma réunion ?
Dans une salle de synchronisation, plusieurs niveaux de prise de note sont possibles :
Oui, j’ai besoin de prendre des notes sur un tableau blanc et les recevoir en fin de réunion,
Oui, j’ai besoin d’annoter des fichiers ou des images et les recevoir en fin de réunion,
Si votre besoin en terme d’interactivité est plus complexe (par exemple, modifier des fichiers en direct), vous avez peut être besoin d’une salle de formation ou de créativité. N’hésitez pas à contacter Wipple, intégrateur audiovisuel spécialiste des salles de réunion, pour être guidé par nos experts.
#5. Comment je contrôle les équipements dans ma salle de réunion ?
Ici vous pouvez vous demander :
J’arrive dans ma salle, comment j’allume les équipements (l’écran par exemple) ? Préférez-vous par exemple que tout s’allume automatiquement ou votre bonne vieille télécommande est votre meilleure amie ? Ou même, est ce que l’écran est déjà allumé ?
Comment je contrôle le volume par exemple pendant ma réunion ?
Comment j’éteins les équipements une fois la réunion finie ? Ou même est-ce que je dois pouvoir les éteindre ?
Rassurez-vous, on essaiera toujours de se passer de la télécommande 😊
#6. Quelles sont les caractéristiques de ma salle ?
Il est souvent facile de répondre à cette question car vous disposez généralement déjà de la salle ! Vous pouvez ainsi noter :
La surface de la salle
Liste du mobilier présent et disposition
D’autres éléments techniques tels que :
Présence d’un faux plafond (utile si votre salle est grande).
Présence & emplacement des CFO / CFA. Un plan de salle est ainsi très pratique pour se projeter.
Un plan de salle est ainsi très pratique pour se projeter.
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3. Choisir les bonnes technologies pour sa salle de réunion
L’aménagement des espaces de travail est un facteur de bien-être pour 94% des salariés, d’efficacité pour 92% d’entre eux et une motivation au travail pour 88% des salariés.
Si vous avez suivi ce livre blanc jusqu’ici (merci !), vous avez maintenant une idée claire de ce que vous souhaitez faire dans votre salle de réunion. Découvrez maintenant les technologies que nous pourrions vous proposer.
#1. L’écran de la salle de réunion
En photo : Installation chez un de nos clients avec un écran principal et 7 écrans de report
Selon la taille de votre salle, un à plusieurs écrans vont être nécessaires.
Pour des très grandes salles, on peut aussi opter pour des écrans de report. Dans ce cas, nous vous invitons vivement à faire appel à Wipple, intégrateur audiovisuel spécialiste des salles de réunion.
Il est maintenant très rare que nous proposions dans des salles de réunion un vidéoprojecteur.
Ainsi, de plus en plus de salles de réunion sont équipées d’écran. Un écran est plus facile à entretenir et offre aussi une meilleure lisibilité aux personnes présentes dans la salle.
Nastassia Burette
Nous apprécions beaucoup les moniteurs professionnels SAMSUNG QB et QM.
Ils offrent une belle luminosité, un excellent rapport qualité prix.
Par ailleurs, ils sont complètement adaptés au monde professionnel puisqu’il peuvent rester allumés 24H/24 7j/7 et n’incluent pas de tuner TV.
Ce n’est pas toujours facile de se repérer dans les gammes d’écrans professionnels.
Je recommande la gamme QB de Samsung dans la plupart des cas. Cette dernière intègre même une fonction d’affichage dynamique.
Si votre salle est lumineuse, j’aurais tendance à conseiller la gamme QM voire la gamme QH sur des cas extrêmes.
Enfin, quand la contrainte budgétaire est forte, on peut partir sur la gamme QE
Florent Capelle
# L’écran interactif
Si vous êtes à la recherche d’un peu plus d’interactivité pendant votre réunion, SAMSUNG propose aussi un «paperboard numérique» très intéressant avec le SAMSUNG Flip.
Disponible en 55, 65 et 86 pouces.
J’aime beaucoup le Paperboard numérique SAMSUNG Flip!
Il sert à la fois de paperboard, d’écran de présentation, et tellement plus encore !
En effet, on peut prendre des notes à la volée sur le Samsung Flip.
On peut aussi présenter un PC Windows sans fil via Miracast, un device Android via la partage d’écran et même un device Apple via AirPlay.
En fin de réunion, on peut enfin s’envoyer facilement les notes prises par email ou les enregistrer sur une clé USB.
Pour l’anecdote, le Samsung Flip peut passer du format Portrait au format paysage en 2 secondes. C’est assez impressionnant. Florent Capelle
#2. Les solutions de présentation pour salle de réunion
a) Découvrez quelques solutions d’affichage sans fil
Concernant les solutions d’affichage sans fil, de nombreuses solutions existent telles que Airtame, ScreenBeam, Solstice de Mersive, ClickShare de Barco.
Les solutions sont généralement compatibles avec Miracast, AirPlay et Google Cast (du moins, elles le deviennent toutes).
Pour être conseillé, nous vous invitons à contacter nos experts au 0 805 620 190 ou sur hello@wipple.fr
Même s’il existe de nombreuses solutions de présentation sans fil sur le marché, je trouve qu’elles ont toutes un axe de différenciation.
Par exemple, je vais avoir tendance à conseiller :
ClickShare de Barco. si vous recherchez une solution de présentation sans fil ou conférence sans fil très simple à utiliser.
ScreenBeam si votre salle est équipée d’un écran tactile. Leur dernier modèle 1100+ intègre aussi de la conférence sans fil.
Airtame, c’est une solution flexible avec un tarif très compétitif.
Enfin, Solstice de Mersive c’est très intéressant si vous « brassez » beaucoup de contenus. En effet, la solution permet de présenter un nombre presque illimité de contenus sur l’écran, de personnaliser leur disposition, de modérer les affichages et bien plus encore !
Nastassia Burette
b) Découvrez une techno’ innovante
Si votre salle est équipée d’une caméra et que vous recherchez une solution de présentation sans fil, ClickShare de Barco a la solution.
L’expérience utilisateur est très simple !
Vous entrez dans la salle. Un bouton ClickShare vous attend sur la table de la salle de réunion. Le Graal !
Vous branchez ensuite le bouton sur un port USB-C (ou USB-A si vous avez un adaptateur) de votre ordinateur.
Au bout de quelques secondes (7 exactement), vous pouvez appuyer sur le bouton.
Votre écran d’ordinateur apparaît sur l’écran de la salle.
Et…si vous lancez une visioconférence sur votre ordinateur, vous pouvez aussi automatiquement utiliser la caméra et le micro de la salle. Sans branchement supplémentaire !
Le système est compatible avec la plupart des caméras & micros de visioconférence.
Bien choisir les technologies de visioconférence va permettre aux personnes sur site et à distance de “communiquer”, comme si elles étaient au même endroit.
a) Focus sur les solutions Bring No Device
Ici le choix est vaste et tout dépend de votre système de visioconférence. Voici quelques éléments pour vous aider à y voir plus clair !
Si votre entreprise utilise Zoom ou Teams, alors vous opterez respectivement pour une Zoom Room ou une Microsoft Teams Room.
Ces deux solutions sont proposées sur 2 systèmes d’exploitation :
Android généralement réservé aux produits tout en un sans intégration;
Windows généralement réservé pour faire de l’intégration avec des micros, caméras tierces etc …
Si votre entreprise utilise Google, vous opterez pour un système Google Meet Hardware.
Ces systèmes reposent sur une Chromebox.
Enfin, il convient de coupler ces systèmes à une caméra & un micro. Des constructeurs comme Logitech vont notamment proposer des packages tout-en-un selon votre configuration de salle : Petite salle, moyenne salle et Grande salle.
b) Focus sur les solutions Bring Your Own Device
Dans ce mode, la visioconférence est démarrée sur l’ordinateur d’une personne présente dans la salle. Dans ce type de salle, il vous faut « juste » une solution de captation vidéo (caméra) et captation audio (micro) pour faire une visioconférence.
Vous branchez ensuite les équipements à votre ordinateur via des câbles ou via une solution d’affichage sans fil comme la solution ClickShare CX citée plus haut.
En photo : Solution de présentation sans fil Barco ClickShare et caméra Logitech Meetup
c) Focus sur les caméras pour salle de réunion
Choisir sa caméra ce n’est pas toujours facile, il en existe plusieurs types.
En fonction de sa salle et du nombre de participants, on peut choisir une caméra avec framing, grand angle, ou fixe… Aujourd’hui il existe même des caméras qui recadrent automatiquement sur la personne qui parle (un bonheur pour les participants en ligne ).
C’est indispensable d’avoir une bonne caméra pour être bien vu par ses collaborateurs comme la Logitech Rally Bar, qui offre une qualité d’image incroyable.
d) Focus sur les solutions de Captation Sonore pour salle de réunion (micros)
Avoir un système de son performant est la base de toute salle de réunion hybride, tant au niveau du micro que des hauts parleurs. Il est essentiel d’être bien entendu et de bien entendre.
Un bon microphone, c’est un appareil qui sait se concentrer sur la voix d’un seul participant et qui égalise le volume sur toute la salle. Plusieurs modèles existent et un bon moyen de trouver celui qu’il vous faut est de réfléchir à son emplacement (table, mur, plafond).
Ensuite, vous trouverez facilement votre bonheur chez Logitech pour les micro de table & mur et chez SHURE pour les micros plafond.
Nous apprécions beaucoup les solutions de captation audio SHURE. Ils proposent des micros plafond, micros mains, émetteurs, etc.
Les micros plafond SHURE sont faits pour de très grandes salles, ou des salles premium. Lors du paramétrage, vous pouvez personnaliser la zone de captation.
C’est une solution qualitative et puissante sur la captation de la voix. Maxime Thomas
e) Découvrez une techno’ de visioconférence innovante pour votre salle de réunion
Certaines barres « tout-en-un » assurent la captation vidéo, la captation audio & la diffusion audio. Voici quelques exemples que nous proposons chez Wipple.
Certaines barre tout en un embarquent même une « intelligence ». C’est à dire, qu’elles vous permettent de transformer un écran, en solution de visioconférence autonome (Bring no device).
C’est par exemple le cas de la Logitech Rally Bar et la Logitech Rally Bar Mini.
Ces barres intègrent une intelligence Android sur laquelle le logiciel de visioconférence Microsoft Teams ou Zoom est installé. Mais elles peuvent être aussi utilisées avec un ordinateur personnel.
Cette solution innovante propose en plus d’une très belle expérience utilisateur, une grande qualité de captation audio & vidéo, ainsi que diffusion audio.
C’est un excellent système tout en un pour équiper une salle de visioconférence en mode Bring No Device. Nastassia Burette
La sonorisation assure la capacité à bien entendre dans la salle de réunion (bien entendre du contenu, bien entendre des participants distants).
Dans les petites, voire les moyennes salles de réunion, les hauts-parleurs des écrans peuvent convenir. Au-delà, il convient d’opter pour un système dédié de qualité.
En photo : Installation d’une salle complexe et d’enceintes plafond chez un de nos clients
#5. Le tableau blanc
Si vous souhaitez conserver un tableau blanc dans votre salle de réunion Logitech a sorti une petite pépite : LOGITECH Scribe, une caméra pour tableau blanc !
Son gros intérêt est de vous permettre de partager facilement les notes de votre tableau blanc à distance ! Cette caméra “capture” et diffuse le contenu de votre tableau blanc pendant une visioconférence avec une incroyable clarté.
Je recommande Logitech Scribe si vous disposez d’un système Microsoft Teams Room ou Zoom Room et que vous souhaitez conserver un tableau blanc dans votre salle.
Avec cette caméra, vous pouvez partager vos notes à distance.
C’est un des équipements qui fait partie de ce qu’on appelle la digitalisation indolore.
Florent Capelle
Compatible avec les systèmes Microsoft Teams Room ou encore Zoom Room (sous Windows), elle est livrée avec son petit bouton de partage sans fil Share qui rend accessible le partage de contenus à tous.
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# L’intégration audiovisuelle est un métier
Nous avons essayé de vous donner un maximum de conseils mais rien ne vaut la validation, l’installation et la maintenance d’un expert en Intégration audiovisuelle !
Avant d’installer une salle de réunion, nous pouvons imaginer un bundle de solutions technologiques sur mesure. Et cela, en fonction de votre besoin, des caractéristiques de la salle et d’autres éléments impactants ;
Ensuite, nous nous occupons de l’installation et du paramétrage de vos équipements ;
Ca y est, vous y voyez un peu plus clair ?
Et bien bonne nouvelle, vous allez y voir encore plus clair !
Et oui, chez Wipple, pour vous simplifier la vie, nous avons mis en place un configurateur de salle de réunion en ligne.
En quelques clics pour vous pouvez découvrir comment nos experts auraient équipé votre salle de réunion.
Configurez votre salle de réunion en toute autonomie sur notre site (cliquez ici).
En outre, nous vous présentons deux cas pratiques pour mieux comprendre notre démarche.
#1. Cas Pratique 1 – Une salle de réunion dans laquelle faire des visioconférences depuis un ordinateur
Quentin B. nous a contacté pour équiper une salle de réunion.
Découvrez son besoin et ensuite comment nos experts vont équiper sa salle de réunion.
a) Le besoin de Quentin
Quand Quentin nous a contacté, son besoin n’était pas très clair. Nous lui avons donc posé les questions citées en chapitre 2.
Quelle est l’expérience attendue ? « Je souhaite équiper une salle de réunion pour 6 personnes. Nos utilisateurs ne sont pas Digital Native donc je cherche quelque chose de très simple.
En général, pendant une réunion, nous avons besoin de :
– Projeter un ordinateur sur l’écran de la salle
– Faire des visioconférences.
Si on peut se passer d’une télécommande ou de câbles c’est vraiment l’idéal. »
Est-ce que j’ai besoin de communiquer à distance ? « Oui, via mon ordinateur portable. J’aimerais qu’on puisse lancer la visioconférence depuis mon application Teams par exemple.
Mais qu’au lieu d’utiliser la caméra de mon PC, on utilise la caméra de la salle de réunion ».
Comment présenter du contenu sur l’écran de la salle ? « Je préfère afficher du contenu sans brancher de câble. Quelque chose de très simple à utiliser ».
Est-ce que j’ai besoin de prendre des notes pendant ma réunion ?
« Non »
Comment je contrôle les équipements dans ma salle ? « Je recherche quelque chose de très simple. Si on peut se passer des télécommandes c’est parfait ».
Comment est ma salle ? « Ma salle mesure 6m de long par 3 de large. La table est en longueur. Avec des chaises à roulettes. »
b) La réponse de nos experts Wipple
Suite aux réponses de Quentin, nos experts ont préconisé une expérience de présentation et visioconférence très simple.
La réponse est basée sur la solution ClickShare CX.
La salle ressemblera à cela :
Les équipements proposés dans le devis sont :
L’investissement pour cette salle de réunion clé en main est environ de 5 000 €HT (services inclus).
Concernant le paramétrage, nos experts conseillent d’opter pour un allumage et une extinction de l’écran à heures fixes. Par exemple à 9h, l’écran de la salle de réunion s’allume.
c) L’expérience utilisateur de Quentin dans sa salle de réunion
Quentin arrive dans sa salle de réunion :
L’écran est déjà allumé et un tutoriel indique sur l’écran comment utiliser la salle.
Si Quentin veut présenter son ordinateur sur l’écran de la salle : Il branche le bouton ClickShare au port USB-C de son ordinateur. Il appuie ensuite sur le bouton ClickShare ! Et c’est tout ! Son écran d’ordinateur apparaît sur l’écran de la salle (en 7 secondes !)
Si Quentin souhaite lancer ou rejoindre une visioconférence : Il lui suffit de lancer la visioconférence depuis son ordinateur sur Teams, Zoom, Skype, etc.
Automatiquement, son ordinateur utilise la caméra de la salle au lieu d’utiliser sa petite webcam. Aussi simple que ça !
Les participants à distance voient bien Quentin et l’entendent bien. L’expérience est parfaite pour tout le monde !
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#2. Cas Pratique 2 – Une salle de réunion dans laquelle faire des visioconférences Microsoft Teams
Hugo F. nous a contacté pour équiper une salle de réunion. Découvrez son besoin et comment nos experts vont équiper sa salle de réunion.
a) Le besoin de Hugo
Quand Hugo nous a contacté, nous lui avons donc posé les questions citées en chapitre 2.
Quelle est l’expérience attendue ?
« Je souhaite équiper une salle de réunion pour 10 personnes. Nous avons régulièrement besoin de faire des visioconférence Teams. Je cherche quelque chose de simple. Sans paramétrage, sans branchements. J’aimerais pouvoir arriver dans ma salle de réunion et lancer une visioconférence en 3 secondes ! »
Comment présenter du contenu sur l’écran de la salle ?
« Je préfère afficher du contenu sans brancher de câble ».
Est-ce que j’ai besoin de communiquer à distance ?
« Oui. J’arrive dans ma salle et je lance la visioconférence via un système autonome et sa tablette dédiée à la salle. Nous utilisons Microsoft Teams ».
Comment je contrôle les équipements dans ma salle ?
« Nous apportons de l’importance aux économies d’énergie. Je ne souhaite pas que mes écrans soient allumés en permanence. Toutefois, j’aimerais me passer d’une télécommande ».
Comment est ma salle ?
« Ma salle mesure 10m de long par 4 de large. La table est en longueur ».
b) La réponse de nos experts Wipple
Nos experts proposeraient une expérience de visioconférence très simple et autonome. La réponse est basée sur un système Microsoft Teams Room avec la barre tout en un Logitech Rally Bar.
La salle ressemblera à cela :
L’investissement pour cette salle de réunion clé en main est inférieur à 9000€ HT (services inclus).
Concernant le paramétrage, comme Hugo est sensible aux économies d’énergie, nos experts conseillent d’opter par un allumage / extinction via les capteurs de présence de la Logitech Tap.
c) L’expérience utilisateur de Hugo
Hugo arrive dans sa salle de réunion : Il s’approche de la tablette tactile Logitech Tap et l’écran se réveille. Un tutoriel indique sur l’écran comment utiliser la salle.
Si Hugo veut lancer une visioconférence Teams
Cas a : Hugo a programmé sa réunion en amont sur son calendrier Outlook.
Et il a ajouté la salle à la liste des invités (comme si c’était un participant supplémentaire).
La réunion de Hugo apparaît dans l’agenda de la tablette (à gauche de l’écran). Il clique sur « Join » (Rejoindre) pour lancer la visioconférence.
Tout simplement.
Cas b : Hugo n’a pas programmé sa réunion en amont Il clique sur « Meet Now » (=Nouvelle réunion) et il ajoute l’email des participants à inviter.
Pendant une visioconférence Hugo dispose de multiples fonctions.
Les boutons ressemblent fortement à ceux que nous avons l’habitude d’utiliser sur le logiciel Teams.
Hugo peut à tout moment ajouter de nouveaux participants, couper la caméra ou le micro ou encore présenter son ordinateur… C’est simple ! D’ailleurs, s’il veut présenter son ordinateur à distance...
Il lui suffit de brancher le bouton ClickShare sur son ordinateur. Appuyer dessus et… en moins de 7 secondes, les participants distants voient l’ordinateur de Hugo !
L’expérience utilisateur est extrêmement simple !
A votre tour de configurer votre salle de réunion en toute autonomie. Découvrez en 30 seconde quelle sera votre expérience utilisateur (cliquez ici)
« Il y a quelques années, nous demandions à nos clients s’ils souhaitaient un vidéoprojecteur ou un écran, et maintenant, nous leur demandons s’ils sont sur Microsoft Teams ou sur Google Workspace. » Sébastien MARI – Fondateur de Wipple
(Interview BFM TV)
Notre réelle préoccupation, c’est de donner envie à vos équipes de venir travailler au bureau.
Comment ?
En créant une expérience de travail simple et efficace grâce au digital.
Cette vision, c’est d’ailleurs ce qui nous a permis de gagner la confiance de grandes entreprises françaises telles que PwC, Safran, EY, Veolia, Groupe Avril, GRT Gaz, LVMH, BNP, etc.
Nous vous accompagnons dans tous vos projets de Digital Workplace en créant pour vous l’espace de travail parfait pour vos collaborateurs et vos visiteurs : Salle de réunion, Flex Office, réservation de salle de réunion, affichage dynamique…
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