Infographie : Pourquoi vous ne devez pas organiser cette réunion ?

On vous le disait dans un précédent article (juste ici), presque la moitié des réunions sont considérées comme improductives  (Opinion Way, les écueils du travail collaboratif en entreprise). Alors si vous êtes atteint d’une forme de réunionite tropicale aiguë ou que vous voulez passer un message à vos collègues (en toute discrétion, bien sûr), pourquoi ne pas afficher notre infographie “Faut-il organiser une réunion” dans vos bureaux ou vos salles de collaboration ?

Vous trouverez le lien de téléchargement en bas de l’article ⬇️

Devez-vous organiser cette réunion ? Suivez le guide !

 

Soyons honnêtes : les réunions font tellement partie de nos habitudes qu’on les organise sans trop se poser de questions. Avec un peu de chance, nos collègues vont sortir de bonnes blagues; tellement bonnes qu’on en oubliera de remplir l’objectif, qu’on a lui même oublié de définir.
Comme on est sympa chez Wipple et surtout qu’on n’aime pas trop trop les réunions inutiles, on vous a créé une infographie. Toute simple. Toute belle. Avec tout notre amour. Pour vous aider à moins faire de réunion. Parce que bon, c’est pas tout ça, mais vous n’avez pas que ça à faire non plus…

Question 1 : quel est l’objectif de la réunion ?

Pas de bras, pas de chocolat. Pas d’objectif, pas de réunion ! (Retenez-la bien celle là, elle va devenir connue comme le cheval blanc d’Henri IV). (By the way, ma résolution de 2019 était de faire des blagues drôles)

Dans l’idéal, votre objectif doit être SMART (spécifique, mesurable, acceptable, réaliste, temporellement défini). En bref, choisissez un objectif clair, réaliste, compréhensible de tous et connu de tous en amont, histoire que chacun sache ce qu’on attende de lui pour la réunion.
Quand vous commencez à être rôdé, en fin de réunion, vous définissez l’objectif de la prochaine réunion avec le travail à faire d’ici là. 

Si vous avez la chance d’être dans un bâtiment plutôt bien garni en salle de réunion, définir un objectif permet aussi de réserver la salle adaptée. Si Michel veut réfléchir au design du moteur de LA voiture électrique prévue pour 2021, il va plutôt aller dans une salle de créativité avec un grand espace d’expression. Si Justine veut faire un point d’avancement sur son projet et réduire les délais, elle va plutôt aller dans une salle de Lean. Si Roger doit juste présenter un Powerpoint, il ne va nulle part et il l’envoie par mail.

Question 2 : avez-vous du temps à consacrer à cette réunion en amont et en aval ?

Point 1 : Une réunion, ça se prépare. On ne répète jamais assez et c’est d’ailleurs pour ça qu’on le répète.
Ça vaut pour l’organisateur comme pour les participants (sauf exception). Ce qui signifie que vous n’allez pas être le seul à bosser. Ouf.
Quand on réfléchit à l’ordre du jour, l’objectif à atteindre, on a déjà parcouru la moitié du chemin. Pour l’autre moitié (préparer un support, définir les rôles de chacun, …), on vous laisse aviser.

Point 2 : Une réunion, ça ne s’arrête pas quand on dit Bye bye aux collègues. Il y a toujours un next step, une liste de tâches à avancer avant la prochaine réunion. Sauf si le projet est fini. Et si ce n’est pas le cas, c’est que vous avez loupé un truc ! 

Question 3 : qui aura la chance d’assister à votre réunion ?

N’invitez pas Marie juste pour lui faire plaisir. Parce que ça ne lui fera jamais plaisir d’aller à une réunion (sauf en cas de Marie très particulière).
Chaque participant doit être utile. Avec un rôle défini. Et si vos intervenants ne peuvent pas être présents physiquement, assurez-vous que la salle dispose d’un système de visioconférence prêt à l’usage. 

 

Bref, on vous le disait : inutile de se poser 3245 questions avant d’aller en réunion. Ces 3 là vous permettront de gagner un peu de temps ou au moins ne pas en faire perdre aux collègues 🙂

Et si vous avez encore des collègues insensibles à tout ça, on vous propose de leur partager cette vidéo : 

 

Que ce soit de manière méthodique ou humoristique, promis, on arrivera à se libérer de ce phénomène de la réunionite ! Et si vous n’y arrivez pas, chez Wipple, on est un peu les ghostbusters de la réunion. Alors vous pouvez toujours nous appeler au secours 😉 

 

Wipple, les ghostbusters de la réunion !

Et voilà, c’est cadeau :

 

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