Entreprise : les solutions digitales pour créer une hybrid workplace

Le terme “Digital Workplace” vous fait froncer des yeux ?
Pas de problème ! Nous allons décrypter en long en large et en travers ce concept de la Digital Workplace.
Dans cet article, découvrez les outils pour faciliter la collaboration, augmenter la productivité ou encore améliorer la structuration de l’information.
Alors préparez-vous un thé, et découvrez tout sur la Digital Workplace ! 😉

Contextualisons

Commençons par enfoncer une porte : les comportements en entreprise ont beaucoup changé depuis quelques années.
Mais qu’est-ce qui a changé ?
On peut citer :

  • Les modes de collaboration ;
  • Ainsi que les nouveaux outils utilisés au travail ;
  • Et même aux attentes des salariés et des entreprises ;
  • Le port du masque… Euh non, on s’éloigne là !

La “faute” au digital ?
Plus ou moins. En effet, l’arrivée du digital chez les particuliers a fait évolué leurs attentes en entreprise.
Comment peut-on imaginer faire un Facetime ou un Whatsapp en 3 secondes à nos amis, alors qu’on met parfois plus de 10 minutes à démarrer une visioconférence en entreprise ?

C’est donc tout naturellement que le digital a fait sa grande entrée dans les entreprises ; devenant aujourd’hui un indispensable.
Et cela, à un tel point qu’on parle aujourd’hui de lieu de travail digital : La Digital Workplace.

Définition de la Digital Workplace


Dur de s’accorder sur une définition

Le concept de Digital Workplace est plutôt récent. Il est donc difficile de trouver LA bonne définition. Néanmoins, comme chez Wipple nous intégrons du matériel audiovisuel depuis 2010, on s’est permis de donner notre avis.

Ça c’est la théorie

Théoriquement, la Digital Workplace est un lieu de travail collaboratif digitalisé.
Dans ce lieu idéalisé, l’entreprise utilise l’ensemble des outils technologiques à sa disposition pour améliorer la collaboration dans son environnement.
La caractéristique principale à retenir dans le concept de Digital Workplace est la centralisation des informations.

Ça c’est la réalité

Dans les faits, c’est un peu plus complexe. Sinon c’est trop facile.
On tend à dire que la Digital Workplace est une harmonie numérique propre à l’entreprise. Elle est censée amener de la valeur à tous ses utilisateurs, à l’intérieur ou à l’extérieur des locaux.

Par exemple lors d’une journée de home office non prévue, dans une entreprise digitalisée, vous pouvez récupérer toutes vos données rapidement ! 😊

Ce terme rassemble pleins de facteurs autant matériels (caméras, borne d’orientations…) qu’immatériels (intranet, solutions Flex-office…).
Ce “tout” engendre selon nous la transformation digitale d’une entreprise avec l’objectif d’améliorer la collaboration.

L’enjeu de la Digital Workplace (en bref)

Si on peut résumer ce qu’on vient de se dire, on dirait que l’enjeu de la Digital Workplace est de travailler ensemble efficacement grâce à la technologie !
Elle est simplement l’évolution de ce que doit être l’espace de travail, c’est-à-dire un lieu qui s’adapte aux besoins des employés.

La naissance de la Digital Workplace

D’où ça vient

Le 3 septembre 1964…
Euh non 🙂 En réalité, il n’y a pas de date à partir de laquelle la Digital Workplace a été créée.

On notera quand même que Charles E. Grantham publie dès 1990 des ouvrages au sujet de la technologie au travail.

En fait, dès lors que la technologie est devenue assez forte pour pouvoir gérer toute l’information et supporter la communication dans une entreprise, on a pu donner le nom de Digital Workplace.
Les sociétés dans la technologie (comme les GAFAM) ont été les pionnières de cette nouvelle vision de l’espace de travail.
Et, petit à petit d’autres entreprises ont commencé à appliquer cette méthode dans leurs locaux.

A quels besoins la digital Workplace répond-t-elle ? 

Pour le moment, les entreprises nous contactent essentiellement pour amener un aspect « hybride » dans leur mode de travail avec des salles de réunion hybrides par exemple.
On constate aussi de plus en plus un effet “plateforme”.
En effet, les équipements digitaux recherchés par nos clients doivent de plus en plus s’intégrer à Microsoft Teams, ou Google Workspace par exemple.
Et évidemment, tous les constructeurs se sont adaptés pour fournir des solutions compatibles Digital Workplace.

Et nous sommes convaincu que que “ce n’est que le début”.

L’entreprise de demain va devenir un immense espace de collaboration ».

Les enjeux de la Digital Workplace

On s’est attardé sur la perception de la Digital Workplace par les entreprises. Nous sommes ainsi tombé sur une étude super intéressante qui date de 2019 !
Elle est réalisée par AIIM, un cabinet de recherche sur le management de l’information (c’est un peu les experts du sujet).

Cette étude a été adressée à 205 participants dont la grande majorité sont responsables / directeurs de système informatiques informatique (48%).
Dans des entreprises différentes et de tailles différentes :

Digital Workplace taille entreprise

 

Les attentes des entreprises sur la Digital Workplace :

Nous vous avons sélectionné les questions les plus pertinentes avec analyse des résultats.

_

Quelle est l’importance de la transformation digitale pour votre entreprise ?

attentes entreprise digital workplace

Ce qui est énorme ici, c’est de voir que 79% des intéressés estiment que la transformation digitale est importante pour leur entreprise.

_

Comment estimez-vous le volume d’information dans votre entreprise dans 2 ans ?

data digital workplace

Les participants devaient ici estimer par effet multiplicateur la quantité de données qui allait rentrer sous deux ans par rapport à l’année en cours.
On peut traduire les résultats présents sur le graphique par une estimation en forte hausse pour une durée aussi courte.
En moyenne, les répondants s’attendent à ce que le volume d’information soit multiplié par 4,2 !

_

Pensez à TOUTE l’information dans votre entreprise.
Comment estimez-vous le pourcentage de données non-structurées ?

données structurées entreprise

Par données non structurées, on entend ici de l’information qui n’est pas répertoriée dans une structure-type définie par l’entreprise. Ainsi, une donnée non-structurée est difficilement réutilisable et difficilement accessible.

Ici c’est la grande majorité des interviewés pensent que dans leur entreprise, au moins 60% des données ne sont pas structurées.
C’est énorme. Imaginez la perte de valeur !

_

Quelle importance accordez-vous à la Digital Workplace pour votre stratégie de transformation digitale ?

importance de la digital workplace

Quand une entreprise souhaite réaliser une transformation digitale, le point crucial est souvent axé sur l’information (stockage, transmission…).
Et c’est là toute l’importance de la Digital Workplace. Il n’est donc pas étonnant d’arriver à de tels résultats.

_

Le terme « Digital Workplace » n’est-il pas bien saisi par votre entreprise quand il s’agit de prendre des initiatives technologiques ?

Enfin, pour cette dernière question on observe que 69% des entreprises ne comprennent pas totalement le terme « Digital Workplace », et ça se comprend ! Ils n’ont pas lu notre article 🙂
Comme on l’a dit plus haut, il est dur de s’accorder sur une définition commune.
On peut toutefois se focaliser sur le but premier de la Digital Workplace qui est d’utiliser les données de manière efficiente grâce à la technologie.

Comment les fabricants s’adaptent ?

En réponse à cet engouement pour la digitalisation de l’information et la gestion plus efficace des aspects collaboratifs, de nombreux outils ont vu le jour.
On peut ainsi citer :

  • Zoom créé en 2011
  • Microsoft Teams lancé en 2016
  • Google Meet lancé en 2019…

Ces marques s’adaptent et créent des produits de plus en plus performants (et user friendly) pour améliorer l’efficacité en entreprise.

Les avantages de la Digital Workplace

Nous avons détaillé les attentes des entreprises vis-à-vis de la Digital Workplace.
Mais quels sont les avantages concrets en tant qu’utilisateur ?
Parce au bout du bout, c’est ce qui compte 🙂

  • Mieux collaborer: Partager de l’information n’a jamais été aussi simple.
    On pense ainsi aux salles de réunions hybrides dans lesquelles un utilisateur peut appeler une personne en 3 secondes ;
    Ou même aux espaces de travail collaboratifs mis à disposition des salariés pour leur permettre de centraliser leurs documents et les partager.
  • Productivité : Et oui, le digital nous permet normalement de gagner du temps.
    Avec des outils de travail partagés, un accès facile aux données, par exemple… Ainsi, on “perd moins de temps” à trouver les informations.
  • Satisfaction : Alors ça ne fait pas tout, mais quand on a les bons outils pour travailler, ça aide !
    La priorité des outils au départ était d’être simples à utiliser, et communicants. Ils arborent aussi de plus en plus une dimension sociale. Ici, on pense aux nouveaux outils de Flex Office grâce auxquels on sait que son collègue préféré vient au bureau demain !
  • Créativité : Avec les bons outils, vous pouvez améliorer le processus créatif de vos équipes. Vous offrez une meilleure expérience utilisateur, des salles de créativité connectées…
  • Mobilité : Plus que jamais, la mobilité est recherchée dans les entreprises. Nous n’avons jamais connu un tel taux de télétravail. Le Digital ici offre une absence de contrainte matérielle, un accès facile aux données à distance, au cloud… Bref, on offre aux personnes distantes, les mêmes outils que les personnes sur site.

On ne le répètera jamais assez mais : Les salariés très satisfaits de leur environnement de travail sont 2 fois plus engagés.

L’intégration de la Digital Workplace

Bon, on l’avoue. Tout ça reste très abstrait.
Et comme vous, nous aimons le concret !

Ainsi, pour matérialiser le concept de la digital Workplace, rien de mieux que de regarder l’aspect technologique ;c’est-à-dire les outils que l’on installe en tant qu’intégrateur audiovisuel comme Wipple.

De votre côté vous pouvez vous poser les questions suivantes pour savoir ce qui vous conviendrait le mieux :

  • Quelles sont les attentes de mes collaborateurs ?
  • Quelle est la stratégie derrière cette Digital Workplace ?
  • Actuellement de quoi je dispose pour évoluer dans ma transition numérique ?
  • Comment je pourrais faciliter la collaboration ?
  • Quel est le ressenti du télétravail dans mon entreprise ?…

Trouver les meilleurs solutions IT

En fonction des réponses que vous apportez derrière votre projet Digital Workplace vous pourrez intégrer par exemple :

Flex Office

Vous connaissez surement ce terme de Flex Office, une méthode de travail qui vise à utiliser le bureau comme un véritable espace de travail collaboratif.
Ici le principe est le suivant : il n’y a plus de bureau attitré. Et il y a moins de postes de travail que de collaborateurs.
On vient donc au bureau en réservant (en général) un poste de travail (qui n’appartient à personne).

 

On en parle dans notre article réservé au Flex Office 😉.

Accueil Digitalisé

Vous pouvez améliorer l’expérience d’accueil de vos visiteurs avec une solution d’accueil digital.
Grâce à une solution d’accueil Digital, on peut notamment fluidifier le processus d’accueil, laisser de l’autonomie au visiteur ou encore enrichir la première impression que vous faites ! Découvrez nos solutions ici.

Borne interactive d’orientation

On peut retrouver aussi ce qu’on appelle une Borne interactive d’orientation. Cette dernière permet entre autres à vos visiteurs de se retrouver dans votre immeeeeense palace.
Un borne interactive permet aussi à vos collaborateurs de trouver une salle de réunion ou un poste de travail disponible.

Réservation de salle

Les salles de réunion seraient inoccupées 75% de la journée et pourtant vos collaborateurs se plaignent de ne pas trouver une salle disponible ?
Les systèmes de réservation de salles de réunion connectés permettent de profiter au maximum de la capacité de vos espaces de réunion.


C’est un premier pas “facile” dans la Digital Workplace.

Affichage dynamique

L‘affichage dynamique : en voilà une manière efficace de motiver ses troupes, ou encore d’informer vos visiteurs d’un évènement particulier.
Cette solution permet de diffuser des images, vidéos, informations en tout genre et il doit être renouvelé pour attirer l’attention sur du contenu nouveau.

solution d'affichage dynamique

On vous livre d’ailleurs tous nos conseils pour bien gérer vos contenus dans notre article sur l’affichage dynamique.

Monitorer les équipements audiovisuels

Enfin, pour piloter vos équipements audiovisuels rien de mieux qu’une solution de monitoring efficace et rapide.
Pour déployer et maintenir à distance une série d’équipements dans vos locaux, c’est aussi le bon outil.
On retrouve par exemple la plateforme Crestron Xio Cloud pour réduire le temps d’installation et de configuration.

C’est un peu “le summum” des outils Digital Workplace !

Les grandes tendances de la Digital Workplace pour les années à venir ?

Pour finir ce lonnnnnnnnnnng article de blog, quoi de mieux que de s’imaginer le bureau de demain (qui risque d’arriver vite d’ailleurs).

Maintenir du lien avec les collaborateurs

Nous l’avons écrit plus haut. Le Digital n’est rien sans l’humain.
De plus en plus d’outils intègrent une dimension sociale.
Ainsi, nous pensons à  2 solutions qui font partie de notre catalogue :

  • le tableau de bord “interne” en page d’accueil sur Chrome Remote Board 
  • la solution de Flex office Waldo pour Teams qui permet de savoir si nos collègues seront au bureau ou pas à un instant T.

Encore plus d’outils pour mesurer

L’entreprise de demain sera focalisée sur les données, la DATA.
Les chiffres permettent de mieux comprendre l’évolution des usages et faire évoluer les outils en fonction.

Idem, les espaces pourront être plus adaptés aux besoins des salariés grâce aux outils de mesure. Une entreprise pourra ainsi voir que les petites espaces de réunion de 4 personnes sont “surbookés” alors que ses salles de réunion de 6 personnes ne sont pas ; et prendre ainsi les décisions adaptées.

En outre, on ne peut pas parler de DATA sans parler de sécurité.
Heureusement pour nous, les fabricants de solutions audiovisuelles l’ont bien compris (Microsoft, Barco, Google…). Ils nous permettent de réaliser des échanges sécurisés et endurcissent sans cesse leur politique de sécurisation des données.

Automatisation de certaines tâches

Ici, on pense notamment à l’automatisation des tâches IT :

  • Comme allumer et éteindre les écrans à heures régulières soit de façon automatique, soit de façon centralisée.
  • Ou même détecter un problème IT.

Les solutions de monitoring ou supervision IT vont notamment permettre à vos équipes IT d’anticiper tout mécontentement utilisateur, sans avoir à faire le tour des salles chaque matin !
En bref, vos équipes auront plus de temps à consacrer aux utilisateurs plutôt qu’aux salles.

Rendre tous les espaces de collaboration hybrides

Aujourd’hui la Digital Workplace permet déjà de collaborer en « hybride » c’est-à-dire d’avoir une partie de l’équipe dans les locaux de l’entreprise et les autres à distance. Mais là où cela devient une tendance de fond, c’est lorsqu’elle doit être parfaitement intégrée dans les entreprises pour satisfaire les besoins des collaborateurs. Nous vous parlions d’ailleurs récemment des salles de réunion hybrides ici.

En bref, il est essentiel que demain, il n’y ait aucune friction lors du travail en équipe à distance !

Comme vous l’avez vu, on avance vers un lieu de travail plus digitalisé pour améliorer l’efficacité en entreprise et aussi satisfaire les nouveaux besoins des collaborateurs.
Et grâce des techno’ au top, ci dessus décrites, on arrive à créer une Digital Workplace sur-mesure pour renouveler l’expérience utilisateur.

Si vous vous posez des questions concernant une intégration de Digital Workplace, n’hésitez pas à nous contacter ! 🙂

0 réponses

Laisser un commentaire

Rejoindre la discussion?
N'hésitez pas à contribuer !

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *