Chérie, j’ai ENCORE supprimé les salles de réunion (partie 2)

Dans un précédent article, nous vous invitions à supprimer les salles de réunion
Supprimer les salles de réunion car les réunions ne sont pas efficaces.
Supprimer ce qui ne fonctionne pas comme on le voudrait constitue le plus souvent un raccourci dangereux.
Et la réunion ne fait pas exception.

“Ca y est Wipple fait marche arrière et revient sur son idée complètement farfelue de supprimer les réunions…”
Et non 🙂 #sourirefier

“La réunion serait un mal nécessaire”

La réunion constitue aujourd’hui l’expression la plus répandue du “travailler ensemble”. Nous passons nos journées à entendre parler de réunion, ou pire, à être en réunion jusqu’à en faire des cauchemars la nuit. La supprimer serait prendre un risque considérable sur le niveau général de collaboration dans l’entreprise. Pour reprendre une expression pleine de clairvoyance d’un de nos clients « La réunion serait un mal nécessaire ». Triste vérité ?
Par-là s’exprime justement cette idée que la réunion, même si elle pèse par son inefficacité moyenne, reste nécessaire pour faire travailler les équipes ensemble. Alors qu’est-ce qu’on fait ?

Let’s make the difference

 

Dites stop aux salles de réunion

 

Quand on parle de supprimer les salles de réunion, on sous-entend “transformer” les  salles de réunion.
La 1ère étape est de ne plus appeler aucune de vos salles de réunion… « salle de réunion » ! Simple et efficace.
La réunion n’est pas une activité ou un usage en soi. Ah oui c’est pas con ça. Alors par pitié, si votre conjoint vous demande ce que vous allez faire au travail demain, ne répondez pas « j’ai 3 réunions» ! Dites plutôt : « on va faire avancer la nouvelle stratégie marketing de l’entreprise » ou « on va réduire les centres de dépense de l’usine ».
La réunion n’est pas un objectif, une occupation, une finalité. C’est juste un support, un contexte. Et aligner des salles de réunion ne contribue qu’à faire de la réunion.

Selon une étude réalisée par Steelcase et Ipsos sur l’engagement et l’espace de travail dans le monde, l’engagement des salariés et leur satisfaction à l’égard des espaces de travail sont fortement liés. En France, plus de la moitié des personnes ayant répondu à l’enquête se sentent insatisfaits de leurs espaces de travail et donc désengagés. Nous avons le taux le plus bas parmi les pays analysés dans cette étude. Pas terrible tout ça…

Si les espaces de travail sont en partie garants de l’engagement de vos collaborateurs, peut-être pourrions-nous y accorder davantage d’importance ? 

STOP aux salles de visio !

Chez tous nos clients, la situation initiale est la même : la segmentation des salles de collaboration est réalisée suivant 3 axes.

  • La taille : les boxs, les petites salles de 4-5 personnes, les salles moyennes pour 6 à 10 personnes, les salles de plus de 20 personnes…
  • Les équipements : les salles de visio, les salles TBI,…
  • Les utilisateurs : les salles de direction , les salles de CODIR…

Et pourtant, faire de la visio, organiser une réunion pour 10 personnes ou réunir le CODIR : ce n’est pas une finalité ! 
Quand on nous demande une salle de réunion de 10 personnes, on vous demande “pourquoi faire” ?

OUI aux salles pour se synchroniser, pour créer, pour décider !

OK. Bye bye les salles de visio, de CODIR, de réunion… Mais par quoi les remplace-t-on ?
On vous propose une nouvelle typologie générique de salles de collaboration. Celle-ci n’a évidemment ni vocation à être exhaustive ni à s’appliquer à tous en l’état. Et oui, chaque entreprise est différente et c’est pourquoi on s’efforcera toujours d’adapter notre réflexion en fonction de votre identité et votre projet d’entreprise.

1. Les salles pour se synchroniser

La synchronisation, c’est 90% des réunions. A notre grand désespoir… En réalité, la synchronisation c’est le vrai mal des réunions. Ça semble logique quand on y pense ! Cette activité est par essence non engageante : partager de l’information, faire du « descendant », s’aligner… Rien de bien excitant ! D’autant plus que ce type de réunion est souvent mené sur des périodes trop longues. Souvenez-vous de ces réunions où vous écoutiez la même voix monotone pendant plusieurs heures : L’HORREUR. Oui vous l’avez là ! C’est de ça dont je veux parler ! C’est ce type de réunion qui conduit inexorablement à l’ennui, au désengagement et donc à l’inefficacité des réunions.

Les bonnes pratiques des réunions de synchronisation

Soyons honnêtes. En général, quelqu’un qui s’apprête à faire une réunion de synchronisation ne le dit pas. Il est rare d’entendre quelqu’un vous dire :

Eh Michel ! Tu viens à ma réunion super inutile de cet après-midi ? Ca va être TOP !

Choisir délibérément de faire sa réunion dans une salle de synchronisation va permettre de prévenir votre audience et surtout de vous questionner :

  • Cette activité de synchronisation doit-elle bien être effectuée en salle, en présentiel ? Ou un mail accompagné d’un rapport ou d’un dossier de présentation pourrait-il suffire ?
  • Qui sont les participants qui ont besoin d’être présents ?
  • Quel time slot est-il raisonnable d’allouer à ce type d’activité ? Moins c’est long, plus c’est bon !

Les enjeux des salles de synchronisation

Les enjeux concernant ce type de salle font écho à ce constat simple : réunion longue ET non-engageante = réunion ennuyeuse et inutile.

  • Enjeu 1 : réduire la durée pour l’amener si possible à 45 minutes max (contre 1H20 actuellement). En effet, 45 min est la limite à partir de laquelle nous rencontrons des difficultés à nous concentrer sur un sujet non engageant.
  • Enjeu 2 : accroître l’engagement via une meilleure animation des contenus et un ordre du jour. Adieu les PowerPoint avec des titres écrits en Comic Sans MS (dites moi que vous n’utilisez pas cette police, pitié) !

Banissez le comic sans ms, par pitié

2. Les salles pour créer

Aussi appelées salles de création, de créativité ou d’idéation, elles permettent de créer une solution, résoudre un problème, créer un produit, créer un process, repenser une organisation, … Le maître mot est d’innover !
On y installe des outils de créativité et surtout on y applique des méthodes d’innovation. Curiosité, intelligence collective, méthodes agile ou Lean, vous pouvez en apprendre plus sur toutes ces méthodes sur notre blog 😊

Les enjeux des salles d’idéation

Les salles d’idéation ont pour but de favoriser l’imaginaire et l’innovation.

  • Enjeu 1 : faciliter le lâcher prise (grâce à des techniques surprenantes !)
  • Enjeu 2 : permettre une collaboration forte entre les individus sans relation de dominance et quasiment sans limite d’espace. Cela permettra à chacun de se libérer soi-même et aussi de se libérer dans sa relation avec les autres participants.

3. Les salles pour décider

Les salles de prise de décision trouvent leur utilité lorsqu’une décision ne peut être prise par mail ou par appel téléphonique. CQFD.
Certaines conversations nécessitent de se réunir, de débattre, d’échanger. On parle de décisions complexes, multicritères reposant par exemple sur des hypothèses disséminées, de décisions sur un éventail des possibles important. Fiou, c’est complexe tout ça.
On parle de salles pour décider mais aussi pour faire décider, c’est-à-dire de salles pour vendre.

Les enjeux des salles de prise de décision

Les réunions de prise de décision ont souvent un enjeu fort pour l’entreprise. Elles nécessitent donc un engagement important. 

  • Enjeu 1 : permettre une immersion forte des participants. 
  • Enjeu 2 : faciliter la visualisation des données qui permettront d’arriver à la décision et leur hiérarchisation. En effet, certaines discussions nécessitent l’appui de beaucoup de documents. Nos outils vous permettent de visualiser correctement les tenants et aboutissants de votre décision.

Et on fait comment si on ne sait pas choisir ?

Alors bien entendu, vous nous direz « et si j’ai besoin à la fois de synchroniser, de créer et de décider, je fais comment ? ». Et vous auriez raison de nous poser la question !

Comme vous, nous pensons que les salles doivent rester « agiles » et permettre tout type d’activité. Cependant, elles resteront plus ou moins adaptées à l’une ou à l’autre de ces activités.  
La question devient alors de mettre en évidence l’enjeu principal de la séance pour choisir le bon espace et aligner l’ensemble des participants sur l’enjeu.

Souvenez-vous. Faire une réunion, c’est choisir. Sinon on retombe dans des réunions fourre-tout et retour à la case départ. Trouver l’équilibre entre agilité et délimitation, voilà le secret 😉

 

Trouvez l'équilibre

Pour conclure cette série d’articles, nous vous présenterons prochainement des exemples de technologies pour soutenir les activités menées pour ces 3 grands types de salles de collaboration.

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