A quoi sert la gestion des espaces de travail en entreprise ?

Chez Wipple, on est plus que des intégrateurs audiovisuels. OK ça on l’écrit souvent.  Qu’est-ce qu’on fait de plus ? Plein de choses ! Et notamment améliorer la gestion de vos espaces de travail

Pourquoi est-ce que c’est important ? Parce que les espaces de travail coûtent chers, alors autant faire en sorte qu’ils soient bien utilisés. Selon l’ARSEG, le coût annuel moyen d’un poste de travail en France est de 12785€. Oui, c’est beaucoup. Et pourtant 50% des bureaux attitrés sont inoccupés. Pour les salles de réunion, le constat est le même. Seules 60% des réservations de salle sont honorées. Alors il serait peut-être temps de s’y intéresser non ? 

Pour trouver un espace de travail facilement

La gestion des espaces de travail permet d’abord, et surtout, d’améliorer la productivité de vos collaborateurs. Avec les bonnes solutions de gestion de salles, ils n’auront plus à chercher une salle disponible pendant 20 min. Ils ne devront plus courir après un technicien pour faire fonctionner l’écran interactif dernier cri. Bref, vous faites disparaître presque tous les petits tracas du quotidien au travail. Sauf peut-être la machine à café qui tombe en panne, ça on ne sait pas faire…

SOS la machine à café est en panne

 

Techno #1 : Evoko Liso

Evoko Liso est un boitier de réservation de salle à positionner à l’entrée de chacune de vos salles de réunion. Il est synchronisé à l’agenda de votre salle pour indiquer si la salle est réservée ou non. Il vous permet également de réserver la salle et de voir le planning des réunions à venir. La solution est compatible avec Exchange 2010/2013/2016, Office 365 et Google Apps, entre autres. Il vous permet également de suivre le taux d’occupation des salles.

Son petit + : son design très moderne. 

Gérez la réservation de vos salles de réunion grâce à Evoko Liso !

 

Techno #2 : Joan

Même principe pour cette technologie, Joan est un boitier de réservation de salle que vous installez devant chacune de vos salles pour réserver et suivre les réunions de la salle. Joan est compatible avec Google Apps, Office 365, Microsoft Exchange et iCalendar. Elle propose une application mobile pour vos utilisateurs et permet de personnaliser l’interface pour y ajouter un logo ou modifier la langue. 

Son petit + : elle fonctionne sur batterie (à recharger tous les 3 mois). Pratique lorsque l’on ne peut pas faire de branchements !

Joan, le boitier de réservation de salles sans branchement !

Techno #3 : Teem

Teem est une application que l’on installe sur un iPad et qui vous propose les mêmes fonctionnalités qu’un boitier de réservation de salle. Vous pouvez donc réserver la salle et suivre le planning des réservations. Lorsque vous arrivez en salle de réunion, vous pouvez indiquer votre présence pour confirmer la réunion. A défaut, la salle se libérera automatiquement. La réservation de salle se fait également via l’appli web ou mobile

Son petit + : Teem récolte des statistiques évoluées et propose une personnalisation avancée. Vous pouvez modifier le fond d’écran, le logo, le texte et même afficher des messages d’urgence. 

La réservation de salle via application !

Techno #4 : Roompad, Boxpad & co de Sharing Cloud

Roompad pour les salles de réunion, Boxpad pour les bureaux, InstantBox pour les box et petits espaces, … Sharing Cloud vous propose une gamme de solutions répondant à chaque typologie d’espaces de collaboration. Si vous êtes adepte du flex office, vous pouvez utiliser le Boxpad pour réserver un bureau. Lorsqu’il s’agit de gestion complète d’un bâtiment, c’est notre petit chouchou ! C’est l’idéal pour gérer un ensemble d’espaces différents. Les boîtiers de réservation permettent d’éviter les réunions fantôme grâce à un système de check-in. 

Son petit + : sa gamme ultra complète qui répond à tous vos besoins !

Le RoomPad de Sharing Cloud

Pour permettre à l’IT d’analyser les usages

Maintenant que vous avez conçu des espaces de travail performants grâce à tous nos conseils, il faut s’assurer qu’ils soient utilisés à leur plein potentiel. Et pour ça, quoi de mieux que de suivre le taux d’occupation de ces salles ?

Grâce à ces données, vous pourrez mieux comprendre le comportement de vos employés et faire des ajustements si besoin. Par exemple, si vous vous rendez compte qu’une salle est très peu utilisée, vous pourrez peut-être rétablir cela en communiquant davantage sur son intérêt ou sur la façon dont fonctionnent les outils qui la composent. Le tout est de savoir d’où vient le problème ! Et d’ailleurs on peut vous aider pour ça ! En concevant un questionnaire de satisfaction à destination de vos employés, nous pouvons identifier les points qui posent problème. Et si le problème vient de l’utilisations des solutions digitales, on peut réaliser du marketing de salle (tutos, fonds d’écran, etc.) pour faciliter l’utilisation.

Techno #1 : Capteurs CSM Sigfox

Avec les capteurs d’occupation CSM, vous pourrez gérer le statut d’occupation des salles et récupérer les statistiques d’occupation. Vous pourrez suivre en temps réel les espaces occupés. Ces capteurs made in France s’adaptent à chaque typologie d’espaces (postes de travail, bulles, salles, cafétérias) pour vous remonter les informations d’occupation. 

Suivez le taux d'occupation de vos espaces grâce aux capteurs CSM

Techno #2 : Barco Overture

Barco Overture est une solution software pour gérer l’ensemble des équipements de vos espaces de travail. Il permet donc de suivre le taux d’occupation des salles, le taux d’utilisation des appareils entre autres fonctionnalités. Je ne vous en dis pas plus parce qu’on vous prépare un petit article là-dessus. Retenez simplement que Barco Overture est un logiciel qui vous permet de reproduire virtuellement votre bâtiment d’entreprise et de suivre toutes les technos qui l’équipent. 

Le logiciel représente virtuellement votre bâtiment d'entreprise.

 

Avec toutes ces solutions, vous pourrez à la fois faciliter la vie de vos collaborateurs et vous assurer du bon fonctionnement et de la bonne utilisation de vos espaces de travail. Parce que aménager votre bâtiment pour en faire un immense espace de collaboration, c’est bien. Mais s’assurer que celui-ci correspond aux besoins des utilisateurs, c’est quand même mieux !

Finalement, l’intérêt d’une bonne gestion des espaces de travail est simple : donner du sens à votre transformation digitale. Et ça commence par un petit coup de fil 😉

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