On ne va rien vous apprendre, mais, oui, vos espaces de travail coûtent cher.
Selon l’ARSEG, le coût annuel moyen d’un poste de travail en France est de 12 785€. Oui, c’est beaucoup.
Et pourtant 50% des bureaux attitrés sont inoccupés. C’est encore beaucoup.
Pour les salles de réunion, le constat est le même. Seules 60% des réservations de salle sont honorées.
On vous propose donc 6 technos pour mieux gérer les espaces de travail en entreprise :
– 4 solutions pour permettre à Roger, Josette et compagnie de trouver un espace de travail libre en quelques minutes
– 2 solutions pour permettre à Jean de l’IT de bien suivre l’occupation et l’usage des espaces de travail
Allez, c’est parti pour gagner du temps !
Quand on parle de mieux gérer les espaces de travail en entreprise, deux enjeux apparaissent :
- Permettre aux utilisateurs de trouver un espace de travail (salle ou poste de travail) en quelques minutes ;
- Faciliter la vie des services IT and co responsables de ces espaces ; leur permettre de voir le taux d’occupation des espaces, s’il y a des incidents, etc. et sans forcément passer 3 heures à faire le tour du bâtiment tous les jours.
Wipple a donc sélectionné quelques technologies dédiées à la gestion des espaces de travail en entreprise, pour votre plus grand bonheur rien que ça. Enjoy it !
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Enjeu 1 : Trouver un espace de travail facilement
Avouons le, c’est quand même une sacrée perte de temps de chercher une salle de réunion ou un bureau libre (si vous êtes en flex office). Et en plus, ça met Michel de la compta de mauvaise humeur. Et pas que lui d’ailleurs.
A chaque problème sa solution, et c’est ce que vous proposent Evoko, Joan, Teem ou encore Sharing Cloud (liste non exhaustive) en créant un boîtier de réservation de salle. A noter que Sharing propose aussi une solution pour la gestion des postes de travail.
Les fonctions de ce boîtier sont plus ou moins évoluées selon les constructeurs mais voici globalement leurs fonctionnalités :
- indiquer l’état de réservation de la salle (dispo, occupée) ;
- indiquer le planning de réservation de la salle (souvent sur la journée) ;
- permet de réserver en direct une salle ;
- Liaison avec la plateforme utilisée par votre entreprise pour gérer les agendas des collaborateurs (Microsoft Office, Microsoft Exchange, Google G Suite, IBM Lotus, and co).
En bref, ce boîtier, c’est comme le voyant d’occupation des toilettes mais en un peu plus poussé 🙂
Techno #1 : Evoko Liso, le boîtier design
Le boîtier de réservation de salle Evoko Liso se positionne à l’entrée de votre salle de réunion. Un voyant lumineux indique l’état d’occupation de la salle (vert c’est dispo, rouge c’est occupé).
Vous pouvez réserver la salle directement depuis le boîtier ou depuis votre calendrier. A ce jour, la solution est compatible avec Microsoft Office 365, Microsoft Exchange 2016, Microsoft Exchange 2013, Microsoft Exchange 2010, Google G Suite, IBM/Lotus Domino Smartcloud et IBM/Lotus Domino 8.5.3 – 9.x.
Evoko vous permet également de suivre le taux d’occupation des salles.
A noter : cette solution existe dans deux versions, une version de base avec des fonctionnalités assez limitées et une version avec serveur pour des fonctionnalités plus poussées.
Son petit + : son design très moderne. Evoko s’est d’ailleurs démarqué de la concurrence il y a quelques années en lançant son boîtier room manager, remplacé depuis par le modèle Liso.
Son petit – : pas de personnalisation possible
Techno #2 : Joan, le boîtier low cost
Vous connaissez le principe de la technologie des liseuses ? Et bien, Joan a repris la même technologie pour son boîtier de réservation de salle. Et c’est une sacrée bonne idée pour réduire la facture !
Sur l’usage, même principe que le boîtier Evoko Liso : vous l’installez devant chacune de vos salles pour réserver et suivre l’occupation de la salle.
Joan est compatible avec Google Apps, Office 365, Microsoft Exchange et iCalendar.
Joan propose aussi une application mobile pour vos utilisateurs et permet de personnaliser l’interface pour y ajouter un logo ou modifier la langue.
Son petit + : Joan fonctionne sur batterie (à recharger tous les 3 mois). Pratique lorsque l’on ne peut pas faire de branchements ou percer dans le mur.
Son petit – : Joan fonctionne sur batterie (donc quelqu’un va devoir la recharger !)
Techno #3 : Teem, le boîtier à votre image
Teem est une application que l’on installe sur un iPad et qui vous propose les mêmes fonctionnalités que les autres boîtiers de réservation de salle présentés plus haut. Vous pouvez donc réserver la salle et suivre le planning des réservations. La réservation de salle se fait également via l’appli web ou mobile. Teem récolte des statistiques évoluées. Plutôt cool pour savoir si vos salles sont utilisées.
Son petit + : Teem propose une personnalisation avancée. Vous pouvez modifier le fond d’écran, le logo, le texte et même afficher des messages d’urgence.
Son petit – : Ce n’est pas le moins cher 🙂
Techno #4 : Roompad, Boxpad & co de Sharing Cloud, la solution bâtiment
Si vous cherchez une solution Bâtiment, Sharing Cloud est fait pour vous. Ils proposent le Roompad pour les salles de réunion, Boxpad pour les bureaux, InstantBox pour les box et petits espaces, … Sharing Cloud vous propose une gamme de solutions répondant à chaque typologie d’espaces de collaboration. Si vous êtes adepte du flex office, vous pouvez utiliser le Desk Tag pour réserver un espace de travail individuel. Dans le cas d’une gestion complète d’un bâtiment, c’est notre petit chouchou ! C’est l’idéal pour gérer un ensemble d’espaces différents. Les boîtiers de réservation permettent d’éviter les réunions fantômes grâce à un système de check-in.
Son petit + : sa gamme ultra complète qui répond à tous vos besoins !
Son petit – : la personnalisation limitée de l’interface (juste le logo).
Pour permettre à l’IT d’analyser les usages
Maintenant que vous avez des espaces de travail bien occupés grâce à tous nos conseils, il faut s’assurer qu’ils soient utilisés au maximum de leur potentiel. Et pour ça, quoi de mieux que de suivre le taux d’occupation de ces salles ?
Grâce à ces données, vous pourrez mieux comprendre le comportement de vos employés et faire des ajustements si besoin. Par exemple, si vous vous rendez compte qu’une salle est très peu utilisée, vous pourrez enquêter et trouver une solution pour maximiser son taux d’occupation. Le tout est de savoir d’où vient le problème ! By the way, chez Wipple, on vous aider pour ça ! En concevant un questionnaire de satisfaction à destination de vos employés, nous pouvons identifier les points qui posent problème. Et si le problème vient de l’utilisations des solutions digitales, on peut réaliser du marketing de salle (tutos, fonds d’écran, etc.) pour faciliter l’utilisation.
Revenons en à nos moutons avec deux solutions :
Techno #1 : Capteurs CSM Sigfox
Avec les capteurs d’occupation CSM, vous pourrez récupérer les statistiques d’occupation en temps réel. Ces capteurs Made in France s’adaptent à chaque typologie d’espaces (postes de travail, bulles, salles, cafétérias) pour vous remonter les informations d’occupation.
Techno #2 : Barco Overture
Lancé en 2019, Logitech Sync est un outil de supervision permettant de “contrôler” sur une unique interface tous vos appareils connectés. Ce portail d’administration est disponible depuis n’importe quel appareil qui dispose d’un navigateur moderne (Safari, Chrome, Firefox…). Vous pouvez aussi télécharger l’application sur Windows et MacOS. Pour en savoir plus vous pouvez jeter un oeil à notre article de blog consacré à Logitech Sync.
Avec toutes ces solutions, vous pourrez à la fois faciliter la vie de vos collaborateurs et vous assurer du bon fonctionnement et de la bonne utilisation de vos espaces de travail. Parce que aménager votre bâtiment pour en faire un immense espace de collaboration, c’est bien. Mais s’assurer que celui-ci correspond aux besoins des utilisateurs, c’est quand même mieux !
Finalement, l’intérêt d’une bonne gestion des espaces de travail est simple : donner du sens à votre transformation digitale. Et ça commence par un petit coup de fil 😉
